一、目的
规范公司的对外委托服务工作。
二、适用范围
适用与物业部对外委托服务工作的管理。
三、职责
1、各部门负责人负责对外委托服务的审核、组织工作。
2、公司总经理负责对外委托服务的审批。
四、程序要点
1、物业部对外委托服务的分类
(1)对外委托维护、检查、检修、校准服务。
(2)对外工程发包。
(3)对外劳务委托。
(4)对外管理委托。
2、对外委托服务的申请程序
(1)使用部门认为本部门工作有对外委托服务需要时,应当填制《对外委托服务申请表》,申请表的填制要求如下:
①对外委托的理由;
②对外委托的要求,包括项目名称、范围、费用预算。
(2)填制完毕申请表后,尚应附录各种必要附件,如:
①合同书样本;
②分供方的必要材料等。
3、对外委托服务的审批程序
(1)使用部门的负责人应当在《对外委托服务申请表》上加注自己的意见,同意后上报公司总经理。总经理将在接报后的3个工作日内申请进行审批。
(2)批准后的《对外委托服务申请表》应当依据《分供方评审与管理标准作业程序》对分供方进行评审。
(3)总经理依据评审结果选择合格分供方签定对外委托服务合约。
4、对外委托服务的质量监控与成果验收
(1)提出申请的部门负责人对外委托服务履约过程中的质量监控和最终成果验收。
(2)对外委托服务结束后,申请部门负责人应当依据验收结果编制出验收报告书,报总经理审批作为费用结算的依据之一。
(3)对验收不合格或有缺陷的外委服务应当作如下处理:
①退货、返工;
②要求赔偿;
③让步接受——要求对方降价处理。
5、《对外委托服务申请表》、《验收报告》、《分供方评审报告》、质量监控记录等在对外委托服务完全结束后由公司统一归档永久保存。
五、记录
1、《对外委托申请表》
2、《对外委托服务整改通知单》
六、相关支持文件
《分供方评审与管理标准作业程序》
七、附录
1、《委托银行收缴协议书》
2、《委托供电协议书》
3、《委托供水协议书》
4、《委托供气协议书》