1.0 目的
1.1 本规程规范了怡翠花园商铺的管理工作要求,加强怡翠商铺的租赁管理工作,避免在管理中各部门工作上的脱节。
2.0 适用范围
2.1 本规程适用于怡翠花园的临街商铺、小区内街商铺、社区中心商铺的租赁管理工作。
3.0 职责
3.1 经营部负责商铺的前期招租、租赁洽谈,办理合同签定手续及相关资料的移交工作,租户违约情况下协助怡翠花园管理处进行强制封铺工作。
3.2 怡翠花园管理处负责商铺签约后的资料接管、商铺锁匙的管理、商铺的日常维修工程、卫生、安全、文明经营的管理、租金及管理费的按时收取及催缴工作、租户违约情况下知会经营部、租户,强制封铺的工作。
3.3 财务部负责租金及管理费用的及时收取及催缴工作,并将违约欠缴租户情况及时反映到怡翠花园管理处及经营部,由怡翠花园管理处服务中心及经营部协助催缴租金和管理费。
3.4 主管总经理助理负责合同的审核及租赁工作的监督检查。
3.5 总经理负责租赁合同的签定审定、商铺经营总体价格的审批等。
4.0 工作步骤与要求
4.1 工作流程图(见附页)
4.2 工作要点
4.2.1 为避免商铺锁匙管理上的漏洞,怡翠管理处安排专人(对未出租的商铺)进行钥匙管理,对已出租商铺钥匙不管理(不留备用钥匙)
4.2.2 办理租户锁匙移交表,由怡翠花园管理处负责办理商铺钥匙的移交手续(按规定填表)。
4.2.3 在租户违约欠租的情况下,怡翠花园管理处应在5个工作日内向欠费租户进行两次书面催缴,仍未能收到租金的,怡翠花园管理处应知会经营部,由经营部发出《催缴通知书》,并在通知书发出的7个工作日内对仍欠费的商铺进行封铺处理。封铺时,先知会租户,然后经营部会同怡翠花园管理处及第三方到商铺进行物品清点工作,并记存铺内所有物品,三方签名。
4.2.4 租户收铺时,由租户凭租赁合同书到怡翠花园管理处服务中心交纳三个月的租金、押金和管理费,即由经营部、怡翠花园管理处与租户一起到商铺收铺,怡翠花园管理处在租户填写《怡翠花园商铺锁匙移交登记表》后把商铺锁匙交给租户。
4.2.5 在办理租户收铺手续,怡翠花园管理处参照交楼程序进行相应的商铺移交、水电抄表及物品清单登记确认等工作。
4.2.6 租户在欠租情况下申请退租,先由租户向怡翠花园管理处提出退租申请,怡翠花园管理处与经营部同意后,报公司主管总经理助理与总经理审批同意后,租户、怡翠花园管理处、经营部、财务部四方一起按租赁合同进行退租核数,并办理完成退租工作。
4.2.7 租赁合同到期前10个工作日内,由怡翠花园管理处发出合同到期通知书,若承租者有意续租,则按相关手续办理,若承租者无意续租,则租户、怡翠花园管理处、经营部、财务部一起按租赁合同进行商铺到期收回、核数等工作,并办理完成商铺收回后进行重新出租。
4.2.8为便于管理,怡翠花园管理处服务中心设商铺日常管理接待电话(电话:6301891)负责商铺管理的日常工作。
4.3 移交资料
4.3.1《怡翠花园商铺租赁合同》由经营部移交给怡翠花园管理处和租户各 一份。
4.3.2《怡翠花园业主公约》、《怡翠花园
5.0 引用文件和记录表格
5.1 《怡翠花园商铺租赁合同》
5.2 《怡翠花园业主公约》
5.3 《怡翠花园物业管理规定》
5.4 《怡翠花园商铺锁匙移交登记表》