1.组织架构
[重庆xx花园]专业物业管理服务范围包括保安、清洁、维修保养工程、财务、园艺及停车场的物业管理顾问服务。我们会定期为驻项目员工提供多元化及切合需要的培训课程,确保服务水准不断提升。我们建议将来之管理职员架构如下:
2.服务中心职员的职责及工作安排
为方便业户查询、缴交费用及要求提供协助等需要,服务中心将会全年开放。除处理一般日常工作外,我们亦会协助销售工作人员接待到访的看房人士,并带领参观物业范围及解释一切有关物业的问题。
此外,服务中心职员还会提供其它增值服务(包括代订各样生活所需品或礼品、呼叫出租车及一切礼宾服务等)。
3.专业保安服务
致力为[重庆xx花园]的业户缔造一个安全可靠的居住环境。我们会聘用专业的保安人员为业户提供高质素24小时全天候的保安服务。包括巡逻、护卫、出入监控、交通管制及访客登记等。我们会在屋苑范围设立多个固定岗位,方便业户在有需要时能在最短的时间内找到提供协助的人。此外,进驻的保安人员均会穿着西服代替军装以提升整个物业的形象.
为确保受聘保安人员的质素,我们除要求保安公司提供一定数额的退伍军人作为保安员之外,亦会制定其它保安员的入职条件(包括身高、学历和外貌等)。(来自:www.jzr88.com)再由专业保安经理为下属员工安排岗位培训、集队军训操练,确保所有保安员拥有专业的保安知识及工作技巧。
◆紧急应变及突发事件处理
为进一步加强保安员处理突发事件的应变能力,我们会按时提供人群控制、紧急事件处理、防止罪案及消防安全等训练,再配以先进的保安仪器及设备,包括盗窃警报系统、录像监视系统、闭路电视接入控制及对讲机系统等,定能保障业户的生命及财产安全。
同时,为贯彻xx以心待客的服务宗旨,我们会定期为保安员提供优质顾客服务的训练课程,藉以提升保安员与业户沟通的技巧。
4.专业清洁服务
致力为[重庆xx花园]的业户缔造一个优质的居住环境。除了会于[重庆xx花园]推行「环保卫生管理系统」外,我们还会根据小区及外围环境,制定一套切合所需的清洁服务方案,为业户提供专业优质的清洁服务。我们并会邀请经验丰富及商誉良好的清洁承办商参加投标,以选出最合适的清洁承办商,为[重庆xx花园]提供既专业可靠又合乎经济效益的清洁服务。
为确保清洁服务的质素不断提升,我们会编写一份详尽的清洁工作细则,订明各个清洁工作的项目及时间表,让员工严格执行。同时,我们会密切监察清洁承办商的服务表现,并共同制定每年、每季、每月及每日的清洁工作计划,以确保服务质素符合所规定的要求。此外,驻守[重庆xx花园]的管理处职员会每月定期与清洁承办商进行会议,检讨每月的清洁工作情况及制订下个月的工作计划表,并将有关的工作计划表公告,让每一位业户可参与共同监察[重庆xx花园]的清洁服务质素,确保业户得到优质的清洁服务。每季,我们还会评核清洁承办商的表现,并撰写详尽的工作表现评估报告供[重庆xx花园]及发展商审阅,与发展商共同监察清洁承办商的清洁工作。
会为[重庆xx花园]定一套全面周详的维修保养方案,并制定定期维修保养计划,以确保[重庆xx花园]的各项设施及运作系统得到妥善周全的保养。
◆服务范围
我们的专业维修保养服务包括:空调系统、电力系统、防火系统、管道及排水系统的维修保养等。此外,我们驻物业的工程人员均曾接受专业维修保养训练,能处理大部份日常维修及保养工作,可减低因维修工程外判所引致的额外支出及提高工作效率。
◆大型维修工程及特别设施保养工作
对于一些大型的维修工程如修葺外墙、电力及水泵装置系统及消防系统等,我们会以招标形式交由合约维修工程承办商负责。此外,一些特别设施及设备的保养及维修工作,例如水泵、闭路电视及公共天线等,会交由专业的保养承判商负责,确保所有设施及设备保持良好的运作水准。
◆周全的预防性维修保养计划
我们深信一套周全的预防性维修保养计划,能有效减低物业因日久失修而引致维修更换工程方面的庞大支出。因此,我们的工程主管会为[重庆xx花园]度身订造一套「全年维修保养进度表」及「五年维修保养计划表」,罗列各个需要进行维修保养工程的项目及时间表,让发展商可预计每年维修的支出,及未来五年内需要进行的大型维修更换工程及费用,避免因突如其来的工程而影响物业的整体财政状况。
◆严密监控维修工作
为确保[重庆xx花园]的所有设施及设备获得安全妥善的保养,我们驻物业的工程人员会严密监察各承判商的表现,确保所有工程符合有关部门的要求。同时,我们会为大型的维修工程领取测试合格证明书,供发展商查阅及存盘。
6.园艺管理
一个优美的园艺及绿摆对[重庆xx花园]的业主来说是不可缺少,除了能令环境更加美观之外,更会令到访人士留下深刻印象,增强销售或租赁的效能。为此xx会协助贵司严格挑选一间专业的园艺公司为的[重庆xx花园]业主服务。我们会要求园艺公司重新作出规划,加强绿化,使[重庆xx花园]的环境更加优美.
7.采购及招标
xx拥有一套完善的承判商管理系统,能有效处理有关[重庆xx花园]的采购及招标事务、协调及管理不同服务及特别合约,并且监督及评核承办商的表现。我们会为[重庆xx花园]选最合适的保养及服务承办商,确保所提供的服务符合经济效益。
8.财务管理
我们的专业会计师会根据国家法规《物业管理企业财务管理办法》及《物业服务收费管理办法》的规定执行,安排及处理[重庆xx花园]之所有管理帐目的问题,所有管理帐目均由计算机系统处理。每年将由政府认可的会计师事务所做财务审计报告,实行有效监督,提交发展商审阅,任意时间内[重庆xx花园]业主也有权委派专业人士查阅驻场服务机构的财务账目。(来自:www.jzr88.com)而根据物业的各项经常性及预计的非经常性开支,我们会于每个财政年度的三个月前为物业制定管理预算。在每三个月结束后60天内,我们亦会提交每季度管理收支表及资产负债表,供发展商审阅。此外,我们亦会控制及定期检讨管理帐目的收支情况,遇有问题实时与发展商商讨。而在财政年度完结后,管理帐目将会交由专业核数师作核实。
9.投诉及紧急事故处理
为了提升处理业户投诉的效率,xx制定了一套处理业户投诉的周全程序,清楚订明处理投诉的每一个步骤,确保所有投诉均获得实时及妥善的处理。
◆处理业户投诉程序
1.详细记录业户的联络资料、查询事项、服务要求或投诉的资料。
2.根据业户的服务要求或投诉事项的性质分类,并立即通知有关单位/同事跟进。
3.负责的单位/同事尽快回复业户并提供协助。
4.如有需要,联络有关业户安排跟进工程 / 服务。
5.跟进工程/服务期间,详细记录有关的细节及进度,以便更有效地监管工作的进度。
6.完成工作后,于7日内递交工作纪录报告。
透过完善的
◆紧急支援服务
致力为[重庆xx花园]的业户缔造一个舒适安全的安乐窝,确保每一个业户的生命及财产受到保障。我们的紧急事故处理程序及工作流程是一套发展完备的系统,能有效及迅速地处理火警、水浸及其它紧急事故。