第四条 公章投入使用前应在房管局、公安局、物业管理公司等相关单位预留印鉴,专人保管、使用时由主任审批并实行使用登记制度。
第五条 使用公章,凡是会令业主大会、业委会对外承担法律责任和经济责任的,必须由全体业委会委员议事表决通过,超出议事规则规定权限的还须经业主大会批准,并逐项登记使用情况。例如业委会代表全体业主对外聘用物业管理公司签署的物业合同、针对物业维修基金的申用和支出对外签署的报告、协议等。
不会令业主大会及业委会对外承担法律责任和经济责任的,但涉及的事项较重要,必须经业委会主任批准,并逐项登记使用情况。例如经全体业委会委员讨论通过的向全体业主公示的通告、对外同政府相关部门、物业管理公司进行咨询、协商的往来函件等。
第六条 严格控制开具盖有公章的空白介绍信,因业务或工作特殊需要必须开具者,必须经副主任以上人员批准,并签领备案.领用人返回后,必须报告使用情况进行核销。未使用的空白介绍信一律交回。隐瞒不交回者,一经查实,给予必要的处分。
第七条 严禁将公章随意扔放,无人看管;严禁任何人随身携带公章外出办事,遇特殊情况需经业委会主任或授权副主任批准方可带出。
第八条 公章保管人对公章必须妥善保管,防止公章丢失、被盗和被盗用。如发现上述情况必须立即报告业委会主任并采取补救措施。
第九条 违反公章保管、使用规定,视情节和后果追究责任人的相关责任;情节严重者,提请业主大会取消业委会成员资格;如已经给业委会、业主大会造成损失必须全额赔偿,否则将通过法律途径追究相关人员责任。
本届业委会公章保管人为:陆惠芳(业委会委员)
五、业主大会档案资料管理
业主委员会应当建立档案资料管理制度。业主大会档案资料,由业主委员会指定专人保管。形成的档案资料每年应当编号造册。业主委员会应当建立下列档案资料,并指定专人保管:
(一)各类会议记录、纪要;
(二)业主大会、业主委员会做出的决议、决定等书面材料;
(三)各届业主委员会产生、登记的材料;
(四)业主、使用人情况目录、清册;
(五)订立的物业管理服务合同;
(六)有关法律、法规和业务往来文件;
(七)业主和使用人的书面意见、议案;
(八)维修基金收支情况清册;
(九)其他有关资料。
六、业主委员会活动经费
经费来源:业主委员会经费由全体业主分摊。
业主委员会收入的经费使用要求用于以下几项:
(一)业主大会、业主委员会会议经费及其它办公经费;
(二)社区公益活动及福利事业。
(三)业主委员会经费收支账目应当按季度每年四次将经费的使用情况在本区域显着位置公布,接受全体业主质询。
七、业主委员会接受业主咨询办法
为便于业主向业委会进行问题咨询及意见反映,每周二晚19:30—21:30业委会办公室会有两名业委会委
本细则自公布日起实施。
欧园小区业委会
二00六年二月二十四日