2003年9月1日随着新的《物业管理条例》的颁布实施,物业管理招投标逐渐成为物业管理企业承接物业管理项目的主要方式,无论是物业管理企业还是建设单位、业主和政府行政管理部门,都将面对物业管理招投标的运行规则。面对新形势,我们除了应该学习、掌握《物业管理条例》、《前期物业管理招投标管理暂行办法》等相关规定外,我们还必须掌握物业管理招投标实务的操作方法,在自己参与招标过程的实践中及观摩其他品牌物业公司制作的标书中,对物业管理标书制作得出以下心得,与各位同行进行分享:
一、做好标书制作的准备工作
对于投标的物业管理项目,要及时获得有关项目的招标信息,可以说是展开项目的第一步。因此,获得项目信息的时间越早,就能够争取到更多的时间。 获得招标信息之后,就应该积极与招标方及项目主管单位建立联系,争取在招标通告前,甚至在项目进行评估和可行性研究的阶段介入,及早了解招投标者对物业管理的设想和安排。
首先,通过这些工作,我们可以及早了解招标方或建设主管单位制订的物业管理项目的详细要求,包括招投标项目概况、招标对象、招标说明、“标”或“包”的具体划分、采用的技术规范和对工作的特殊要求等。更重要的是,招标方或建设主管单位在立项、研究和设计等工作的过程中,往往已经形成了一些意向性的想法,包括对所要招标的物业管理企业的看法等,如果在交流中尽量掌握这些信息,就可以有针对性地做好前期工作,及早开展投标的准备工作。
其次,我们可以通过与招标方或建设主管单位的接触,进行充分的技术交流。一方面,可以起到介绍和宣传自己公司的作用,让招标方或建设主管单位对我们企业及我们提供的服务有一个感性认识;另一方面也可以对项目主管单位的要求有更深刻的理解。另外,在长时间的接触和交流过程中,如果我们能够抓住机会,为招标方或项目建设单位提供一些力所能及的服务,都会给对方留下良好的印象,为将来的中标打下良好的基础。
二、标书制作中的几个问题
项目招标之后直至开标之前的这段时间,可以说是投标的冲刺阶段。在此过程中要注意以下二个方面:
1、根据招标文件的要求,制订投标文件的制作进度计划,有条不紊地制作投标文件,以免造成文件的缺失或对招标文件的未响应。要仔细研究招标文件,尤其要注意文件中的一些特殊规定,例如有的招标文件中要求投标物业管理企业所提供的营业执照、财务报表等资格文件必须经过公证机关的公证,如果忽略了这些要求,就可能导致废标。
2、针对招标文件中的主要技术问题,多与招标方或项目建设单位联系和沟通,掌握客户的要求和意图。如果招标方组织了标前会和现场实地考察,一定要事先做好充分的准备,以便及时得到满意的答复和邀请,并在投标文件中给予充分明确的响应。
三、在编制投标文件时要注意的问题
投标文件是投标方对招标文件的直接响应,投标文件应及时对招标文件提出的实质性的要求和条件做出回答。编制投标文件时要围绕主题进行论述:
1、把握主题
投标前,我们应当认真研究、正确理解招标文件的全部内容,并在此基础上按要求编制招标文件,切忌偏题。努力围绕“如何能够全面、客观反映招标人本次招标情况”这一出发点去编制投标文件,细化各项条目。
2、严格规范
投标文件必须对招标文件中有关招标项目的研发内容、技术要求、项目价格、实施计划等主要内容进行填报和说明。投标文件中使用的计量单位,除招标文件中有特殊要求外,应采用法定计量单位。 投标时不得修改招标文件的要求,不能遗漏或回避招标文件中必须回答的问题,更不能提出任何附带条件。
&
投标文件中阐述的内容、提供的证明材料必须真实可靠,客观反映投标企业的情况,不得弄虚作假,必须遵守有关的国家法律、法规和条例。
4、统筹考虑
投标文件的内容可能牵涉到技术、经济、资信等各方面的问题,因此,在编写标书时要组织相关部门的人员分头编制。同时,整个投标文件的内容应保持一致性和贯彻性,投标书按统一格式书写。
5、合理设置文档
一份完整合格的投标文件,不仅要有详实的内容,也要有封面、目录、页眉、页脚等,且在页面安排、标题设置、图表说明的字体、字号、色彩的运用上合理搭配得体,既符合投标项目的严谨性,又要体现自己的特色。
四、确定投标价格时要注意的几个问题
在公开招标的情况下,一般来说,按照招标文件规定的评标因素评估的话,报价最低的比较容易中标。因此,投标价格是影响评标的关键因素,在确定报价时,我们应注意以下三个方面:
1、在确定报价时,应与招标方或项目建设单位采取双方坦诚相待的原则。千万不要存在侥幸心理,或者希望在价格上留一手,赚取高额利润,或者企图以不合理的低价抢标。这些行为都是不正当的。只要我们了解当地的实际情况,确定合理的利润比例,经过努力即使最终未能中标,也不会留有遗憾。
2、在确定报价时,要注意分析竞争对手的情况,一般来说,每个投标物业管理企业在报价时,都有自己的原则和规律,因此,在每次投标前,都要尽量摸清其他参与投标的对手的名单,搜寻以往在类似项目中该投标物业管理企业的投标价格,结合当时与现在其他因素的变化,分析测算对手在此次投标中的可能的报价范围,从而为自己的最终报价提供参考。
3、在确定报价时,还要考虑可能影响中标后项目收益的一些因素,如原材料价格、人工费用、管理费用等,以确定最终的报价。
今后,物业项目的招标会越来越普及,物业管理标书制作又是一个系统而有规范性的项目,它不仅表现了企业在竞争意识、公德意识,更体现的是企业的团队协作及企业理念,在物业管理招投标过程中,我们重视企业信誉、注重企业形象、遵纪守法、公平参与,自觉抵制不正当竞争,将物业管理招投标引入法制化、规范化、科学化的轨道,才能够制作规范而有特色的标书,才能保证在物业管理招投标市场上占领先机。