4.9.8 销毁档案时,应由物业集团全质办人员在场监销。档案销毁后,监销人在清册上注明“已销毁”字样和日期,并签名盖章,销毁清册由档案室留存。
4.10 档案室保密规定
4.10.1档案工作人员要严格遵守公司有关保密规定,维护档案的完整和安全。
4.10.2 按照档案文件密级划分范围,控制借阅范围。
4.10.3 查阅档案人员,未经许可,不准私自抄录和复制,不准携带外出,更不准擅自将档案转借他人。一旦发现有违反规定者,公司将对相关责任人进行严肃查处。
4.10.4 查阅机密档案资料,只能在阅览室内查阅。
4.10.5 档案室内档案柜应做到随开随锁。
4.10.6 档案室的档案材料要定期清查,做到帐物相符。发现失密、窃密情况,应及时报告主管领导,查明情况严肃处理。
4.11 档案密级划分
4.11.1 集团各类已注明密级的行政文书,按照已划定保密级别进行管理;
4.11.2 尚未明确的各种档案资料(材料(来自:www.jzr88.com))按照以下划分进行管理:
a. 绝密文档,包括集团董事局重要的决议、决定,董事局有关股权与人事组成情况,中层以上人员人事档案、极其重要的经营报表和财务报表、极其重要的合作协议,上级重要批示、公司章程。
b. 机密文档,包括公司重要的证照、公司合同,商洽性文件、呈请性文件、函、证明、业户资料、工程合同、行政合同、申报表、审核书、规划资料、各种协议、规划设计图、施工图纸(含变更资料)、预算书、结算审核表、施工方案、各类测试报告、竣工验收资料、会计凭证、会计帐簿、人才履历材料、员工登记表、晋升审批表、调资审批表、各类契约、银行按揭资料、住户资料、音像资料、照片资料。
4.11.3 秘密文档,包括需要保密的通知、决定、决议、会议纪要、年度计划、总结、公司各种制度及条例等。
4.11.4 其他普通档案。
4.12 监督和奖罚
4.12.1 监督检查:
4.12.1.1 物业集团全质办为公司档案管理和利用的日常监督部门,接受所有员工对公司档案管理和利用情况的监督投诉。
4.12.1.2 每年3月初,由物业集团行政管理总部会同全质办对各单位档案管理情况进行全面检查。
4.12.2 奖罚:
4.12.2.1物业集团每年对于在档案管理过程中做出成绩和贡献的部门、个人给予表彰和奖励;
4.12.2.2因档案管理不当、使用不当,给单位造成损失的单位、部门及其责任人,公司要给予相应的经济处罚和行政纪律处分;
4.12.2.3具体奖罚措施和标准在各级档案管理机构制定的实施细则中予以明确。
4.13 附则
4.13.1 下属单位档案管理部门根据实际情况制定档案管理实施办法(细则),并报物业集团行政管理总部备案。
4.13.2 本制度由行政管理
5.0 相关文件
无
6.0 记录表格
无