1.0 目的
为规范物业集团采购程序和控制项目外包或外委过程,确保物品采购和外委、外包工程在运作、项目管理或服务等方面符合质量要求,特制定本程序。
2.0 范围
2.1 物业管理范围内所需的物品(固定资产除外)。
3.0 职责
3.1 物业公司(管理处)行政管理部是采购工作的主要责任部门。行政管理部设专职采购员具体负责采购工作。
3.2 全面质量管理办公室((来自:www.jzr88.com)以下简称"全质办")负责对物业集团本部、各物业公司(管理处)的采购活动进行检查和监督。
3.3 物业集团各部(室)的采购计划参照以上的程序进行申报,经物业集团负责人审批后,交物业管理总部行政管理部采购员进行采购。
4.0 工作内容
4.1 采购物品的分类和工程项目的外包、外委规定
4.1.1 采购物品的分类
a.工程维修过程中所需的设备和维修工具;
b.保安所需的安管工具;
c.日常保洁用品以及园林、绿化所需设备;
d.日常办公用品以及办公设备;
e.必要的消防设施和设备。
4.1.2 外包项目
a.生活水池的清洗;
b.化粪池的保洁;
c.电梯维护。
4.1.3 外委项目
a.户内维修中工程量较大,工程维护部不能自己完成的项目。
b.工程维护部公共设施的一些工程量大的,自己不能完成的项目。
c.高低压供电设备的维护。
4.2 物品采购的申报程序:
4.2.1一般采购活动必须严格按照申报、审批、采购的程序进行。
4.2.2物业公司(管理处)各部(室(来自:www.jzr88.com))必须于每月25日前申报下月的采购计划,填写《采购物品月计划审批表》,经楼盘负责人审批签字后交采购员进行采购。
4.2.1非计划内的临时采购必须填写《采购物品审批表》,经物业集团负责人或楼盘负责人审批后交采购员进行采购。
4.3 物品采购的时效
4.3.1 通用物品的采购,采购员必须在接单次日起的三天内,与固定供货商联系送货事宜,并完成送货。
4.3.2 有具体时间要求的,按照规定时间完成采购工作。
4.3.3 如遇紧急情况需要
4.3.4 涉及采购某些专利技术产品和市场垄断产品的,由使用部门说明相关情况,并以专题报告的形式上报楼盘负责人或物业集团负责人审批后进行采购。
4.4 物品采购程序
4.4.1采购员在采购物品时,应按所购物品相关质量要求采购所需物品。
4.4.2采购员采购物品时,应按照《分供方评审与管理控制程序》中的相关规定选择评审合格的分供商,经楼盘负责人同意,签定合同购买物品。
4.4.3固定资产采购
4.4.3.1物业集团各部(室)、所属物业公司(管理处)各部(室)需要申购固定资产(系 统产品附属的设施设备除外)的,必须以专题报告的形式上报。
4.4.3.2固定资产申购的审批必须严格按照相关的权限进行。
4.4.3.3申购报告经审批的最高领导审批后(来自:www.jzr88.com),由各物业公司(管理处)采购员、使用部 门以及第三方分别按照《分供方评审与管理控制程序》寻找分供方,最后由楼盘负责人根据产品价格、产品质量组织进行开标。采购员根据开标结果进行采购。
4.5 项目外包或项目外委程序
4.5.1 采购员应按照《分供方评审与管理控制程序》中的相关规定选择合适的分供商,经楼盘负责人同意后,方可签定合同。
4.6 物品采购的验证和外包(外委)项目的质量验收
4.6.1 采购的验证
仓库管理员负责对采购的物品检查、验货、入库、建立仓库台帐,如果涉及到专业设施应该与相关部门的技术人员一起验收,对物品的质量至少要验“合格证”,无“合格证”者一律退货。
4.6.2 外包(外委)项目的质量验收
工程项目外包的质量由工程维护部与有关部门进行验收,并提交验收报告。
4.6.3 因采购物品不合格而退货时,各物业公司(管理处)的采购员负责填写《退货记录单》。
5.0相关文件
5.1《物业集团采购管理制度》(WI-7.4-01-01)
5.2《设备设施综合管理程序》(QP-6.3-01)
5.3《合同评审控制程序》(QP-7.2-02)
5.4《分供方评审与管理控制程序》(QP-7.4-02)
5.5《仓库管理程序》(QP-7.5.5-01)
5.6《不合格服务控制程序》(QP-8.3-01)
6.0 记录表格
6.1《采购物品月计划审批表》(QR-7.4-01-01)
6.2《采购物品审批表》(QR-7.4-01-02)
6.3《退货记录单》(QR-7.4-01-03)