1、目的
加强对印鉴的管理,确保印鉴使用的规范性。
2、适用范围
适用于对本公司印鉴的保管和使用的管理。
3、职责
3.1 各部门经理负责该部门印签的保管,并对该部门印鉴的使用进行审批;
3.2 办公室主任具体负责公司印鉴的保管、审批;
3.3 总经理主管印签的控制。
4、相关文件
《文件控制程序》 Q/PH-QP-4.2.3
《质量记录控制程序》 Q/PH-QP-4.2.4
5、工作程序与管理办法
5.1 印签的保管
5.1.1 各部门的印签由该部门经理进行妥善保管。
5.1.2 公司的印签由办公室主任进行妥善保管。
5.1.3 在保管期间出现丢失或损坏,由掌印人负责。
5.2 印签的使用
5.2.1 各部门员工因对外联系工作业务或因个人原因需其部门开具证明的,由该部门经理审批,盖该部门印章。
5.2.2 各部门员工因对外联系工作业务,需用公司介绍信,由该部门经理审核,办公室主任审批,盖公司印章。
5.2.3 凡对外行文及一切行政往来文件需使用公司印章的,由办公室主任审批。
5.2.4 凡涉及到经济问题,需使用公司印签者(含合同专用章)的,由办公室主任审核,总经理审批。
5.2.5 凡办公室内发文,应加盖办公室印章。
5.2.6 未经允许不得擅自使用公章。
5.2.7 严禁使用盖有公司印签的空白介绍信,特殊情况应报办公室主任审批。
5.2.8 已盖有公司印章的文件、介绍信、支票、证件等如有遗失,必须立即报告总经理,以便及时处理。
5.3 印签的登记
5.3.1 各部门和办公室应建立[印签使用登记表](Q/PH-WD01-04-01)。
5.3.2 使用各部门或公司印签者,均应严格履行登记手续,注明使用事由,并由使用人签字,以备领导审查。
6、使用的记录表格
序号 名称 编号 存放地点 存放时间
1 [印签使用登记表] Q/PH-WD01-04-01 各职能部门 一年
起草人:任xx 审核人:赵xx &
日期:2002.10.16 日期:2002.10.18 日期:2002.10.18