1.0 目的
为加强物业集团印章管理,维护公司印章的法定权威及使用效用,特制订本规定。
2.0 范围
本规定适用于物业集团本部各部室及各物业公司(管理处)。
3.0 职责
物业集团行政管理总部是印章管理的职能部门,负责监督本规定的实施。
4.0工作内容
4.1 本规定所指的印章,指公司的法人印章以及业务印章。
4.2 公司的法人印章指公司在经营过程中使用的一种具有法律效力的印信凭证,包括"广州市xx物业集团有限公司"印章,简称"物业集团印章";"广州市xx华府物业管理有限公司"、"广州市xx世家物业管理有限公司"、"广州市xx恒盈物业管理有限公司"印章,简称"物业公司印章"。
4.3 公司的业务印章指公司在经营管理中使用的一种不具法律效力的内部业务印信凭证,包括物业集团行政管理总部、业务总部、全面质量管理办公室印章;以及物业管理总部、xx花园管理处、xx湾管理处、xx雅苑管理处印章等,简称公司业务印章。
4.4 印章的启用与停用、销毁
4.4.1 印章启用(包括旧印章换用新印章)。由拟启用印章部门提出书面申请,行政管理总部审核,呈物业集团总经理审批后方能向政府有关部门申报、刻制。印章刻制后,由物业集团拟发印章启用的文件知会各相关部门后启用。
4.4.2 印章停用。由拟停用印章单位提出书面申请,行政管理总部审核,呈物业集团总经理审批,并由物业集团拟发印章停用的文件知会各相关部门后停用。
4.4.3 印章销毁。印章停用后(来自:www.jzr88.com),统一交回行政管理总部销毁或封存,由专人填写《物业集团系统印章启用、销毁登记表》,并在物业集团全面质量管理办公室监督下销毁。
4.5 印章使用及适用范围
4.5.1 物业集团印章适用范围:物业集团所有对内、对外发文;以物业集团名义与业主签署的《物业管理服务公约》、协议等有关法律性文件;物业集团对外规范性的法律文件。
4.5.2 物业公司印章适用范围:物业公司对内、对外发文;经集团公司或物业集团领导同意签署的有关法律性文件;物业公司各种业务信函等。
4.5.3 物业集团本部各部门、物业管理处等业务印章适用范围:该部门在集团公司系统其业务范围内的行文,如:上报物业集团的花名册、计划总结、请示报告、内部业务函件;以及向业主或有关单位发出的业务性文件等。
4.6 印章审批管理
4.6.1 物业集团印章的使用由物业集团总经理审批;物业公司(管理处)印章由物业公司(管理处)总经理审批;物业集团本部部门印章由所在部门负责人负责审批。
4.6.2 使用印章须先到印章管理部门填写《用印申请登记表》,呈报负责审批的领导签字同意后,方可加盖印章。
4.6.3 如负责审批领导外出,紧急文件需用印时,用印人员应先详细填写好《用印申请登记表》,由印章管理人员电话请示负责审批领导同意后可先
4.7 印章的使用
4.7.1 一切需加盖印章的文书必须登记备案。本单位发放所有用印文件,印章管理员都必须留原件存档备查。
4.7.2 印章管理人员接到需加盖印章的文书后,必须认真检查该文书是否经过了审批手续。确认无误后方可按标准公文格式,在规定的位置加盖印章。
4.7.3 凡因业务需要持空白介绍信或公文纸加盖公司印章时,必须经负责审批领导批准,由印章管理员登记后发出,未使用或未用完的上述空白单据应如数交回印章管理员,适时核销。
4.7.4 使用印章须在印章管理员办公室内实施,未经负责审批领导批准,任何人员不准将印章携带出公司以外的地方使用(来自:www.jzr88.com),如确因工作所需,需将印章带出印章管理员办公室使用的,必须经公司总经理批准后方可执行,并由印章管理人员现场监印。
4.7.5 需加盖印章的文书数量较多时,印章管理人员无法及时完成的,在印章管理人员监督下,用印申请人可协助加盖印章。加盖印章时,印章管理员必须在场,且必须有二人或二人以上,印章管理员负责监印。
4.7.6 加盖印章后,印章使用人必须现场登记。登记内容包括用印日期、用印申请人、用印批准人、用印份数、用印文书的标题或内容摘要。
4.7.7 如有存根的介绍信、法人代表证明书、一般性事务的授权委托书和有发文稿纸的文书加盖印章后可以不登记。其它文书用印后则必须登记。
4.7.8 印章管理人员严禁违规使用印章。凡违规使用印章的,公司一律视作个人行为,由此而引起的法律责任以及其它形式的任何纠纷,均由违规使用印章的人员承担全部法律责任。同时公司将视其情节轻重,给予相应的行政或经济处罚,触犯法律的移送司法机关处理。
4.8 印章的保管
4.8.1 印章由对应单位的印章管理员负责保管和使用。
4.5.2 印章应存放于安全牢固并加锁的专门的桌、箱、柜中,使用后应及时收存锁好。
4.5.3 印章管理人员离职或工作调动时,必须与继任者履行印章书面交接手续存档备查。
5.0 相关文件
无
6.0 表格及记录
6.1 《用印申请登记表》(QR-7.2.-02-01)
6.2 《物业集团系统印章启用、销毁登记表》(QR-7.2.-02-02)