为加强档案的管理,提高档案工作的质量,维护档案的完整与安全,更好地为工程建设服务,特制定本办法。
第一条 归档的文件
(一)文档
1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料;
2、上级机关颁发的属于本单位主管业务并要贯彻执行的法规性文件;
3、上级领导视察、检查本单位工作时的重要指示、讲话、照片及音像等材料;
4、代上级机关草拟并被采用的文件的最后的草稿和印本;
5、上级机关(来自:www.jzr88.com)转发本单位的文件;
6、本单位各种会议的全套会议文件,以及各种音像材料;
7、本单位的请示与上级机关的批复文件,下级机关的请示与本单位的批复文件;
8、本单位及其各部门活动形成的工作计划,总结、报告;
9、本单位制定的工作条例、章程、制度等文件材料;
10、本单位的各种介绍信的存根;
11、本单位与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料。
(二)科档
1、工程项目建议书及批复文件材料;
2、工程可行性研究报告及批复;
3、工程环境预测、工程环境调查报告;
4、工程设计任务书、计划书;
5、工程初步设计文件及批复;
6、工程技术设计文件;
7、工程施工图设计文件;
8、工程建设和管理文件材料;
9、工程竣工文件材料。
第二条 不归档的文件
1、重份文件;
2、事务性文件,如催办文件、接洽工作、索取资料的来往便函和介绍信等;
3、抄件、抄批(语)件、只阅不办和参考性的工作;
4、文件形成过程中的一般修改稿;
5、越级报送而没有办理的文件。
第三条 文件归档的要求:
1、已经办结并有保存价值的文件,都应及时归档。单位和个人不准随意留存。应归档的文件,文书部门每一季度清理一次,及时向上级档案部门移交。绝密文件办完后应随时归档。
2、归档的文件要收集齐全(包括附件)。按照文件形成的先后次序排列清楚,并剔出其中的废稿、重复稿和不重要的便条等。
3、文件归档时要有交接手续。
第四条 归档文件的整理:
1、归档的文件要按照分类方案和立卷的原则、方法,进行立卷。当年的文件,要在第二年上半年或第三季度整理好。
2、卷内文件要进行系统化排列,编写张号、抄写卷内目录。
3、案卷的标题,要准确地反映卷内文件的作者、内容、名称,文字要简练。
5、立好的案卷要以年为单位编制案卷目录。目录里页要有类目索引和整理情况说明。
6、建立案卷制度,由专人负责进行,把好质量好。
第五条 档案的利用
1、要根据需要与可能编制一些查考工具(如专题目录、卡片等);
2、本机关档案一般不外借,外单位确需借阅者,要经过严格的批准手续。
3、凡借阅档案要说明档案的作者、时间、内容、利用目的和方法,并办理借阅手续。
4、借阅的档案,不得转借、涂改、圈改、拆散、损坏和翻印。
5、借阅档案的期限为十至十五天,用完后应及时归还,过期不还者必须申明理由并办理续借手续。
6、档案管理人员,每月月初要检查一次调卷登记簿,对到期未还的档案及时催还。归还时要当面点交清楚,并及时放回原处。
7、档案人员要努力熟悉"家底",并积极学习和应用电脑新技术检索档案,更好地提供利用。
第六条 保密
1、档案工作人员必须树立高度的保密观念,自觉地遵守党和国家各项保密制度和有关规定,严守国家机密。不该知道的机密,不得打听;知道的机密,不得传播。
2、档案必须存放在档案柜里。
3、工作完毕,必须将档案文件、机密资料放进档案室。
4、卷宗标签和作废的字纸必须放进纸篓内,定期销毁,不准随便乱扔。
5、销毁档案必须由二人监销。
6、发现失密、泄密现象,应立即向上级报告,并要采取补救办法。
第七条 档案的保管
1、永久、长期、短期的档案要单独、分库存放。
2、档案检索工具要集中专柜保管,用后及时放回原处。
3、保管到期的档案,要进行鉴定,提出存毁意见。
4、档案室是机密重地,非经许可无关人员不准入内。
5、档案柜要编写柜号,(来自:www.jzr88.com)按顺序排列。
6、档案室内要保持清洁,每2-3月清扫一次。
7、注意防潮、防虫。每天按时开空调机,使档案室经常保持正常的温、湿度。
8、在正常情况下,一般每年要对全部或重点档案逐卷进行一次检查,发现问题及时解决,确保档案的安全。
9、档案室内配置消防设备,禁止存放易燃物。不准在档案室内吸烟。
第八条 档案的统计(每年年底进行)
1、案卷数量的统计;
2、检索工具的统计(目录、专题、卡片等);
3、档案利用情况的统计(件数、人数);
4、当年收进和移出文件数量的统计。
第九条 档案的移交
向上级单位移交档案,须经领导批准,并编造移交清册,一式两份,由交接双方在清册上签字。
第十条 本办法由办公室负责解释。
第十一条 本办法自印发之日起施行。