1.0目的
规范服务费用的收缴工作,确保如数、及时、安全地收回各项费用。
2.0适用范围
适用于物业管理公司租金、服务费及其他有偿服务费的收缴工作。
3.0职责
3.1出纳员或收费员负责按本规程办理各项费用的银行托收及现金收取工作。
3.2各部门主管负责对本部门相关有偿服务项目计算与审核。
3.3财务部会计负责各项有偿服务费用的计算、租金及填制收费通知单。
3.4管理部管理员负责通知单的派发及催缴工作。
3.5财务部主管负责费用收缴工作的监督。
4.0程序要点
4.1费用收取的范围。
4.1.1 租金。
4.1.2管理服务费。
4.1.3机电维修、清洁、绿化等各项特约服务费。
4.1.4代收代缴的水、电、煤气、电话等费用。
4.1.5兼营的餐饮、娱乐等各项服务费。
4.1.6其他各项多种经营服务费用。
4.2滞纳金的计算方法。
4.2.1对每月银行第二次托收未果,也未到物业管理公司用现金交纳费用的客户,公司财务部应自每月一日起按X%0计收其滞纳金。(X为滞纳金基数,按合同收取,若合同没有约定,每日按1%0计收)。
4.2.2滞纳金的计算公式:本金*(1+X%0)N;(N为滞纳天数)。
4.3各项费用的收缴。
4.3.1管理费的收取标准:
A)写字楼:2.00元/(月.平方米);
4.3.2租金、服务费、水、电费用的收缴程序。
A) 公司财务部从客户签定合同约定之日起开始计收租金及管理费。
B) 工程部电工每月3日前应根据客户实际用水、电进行抄表工作送至财务部会计。
C) 财务部会计每月5日前应根据客户资料编制下月《应收费用明细表》,内容包括:编号、房号、姓名、房屋面积、租金、管理费标准、应收金额、上月欠费、滞纳金、本月应收等。
D) 财务部会计将《应收费用明细表》于每月5日报财务部主管审核,经审核如有差错,应及时更正;如无疑问,财务部主管在财务审核栏内签署姓名、日期。
E) 财务部主管应在7日前将审核无误后的《应收费用明细表》交财务部会计打印《收费通知单》。
F) 财务部会计应在每月9日前将有效的《收费通知单》交财务部主管审核。经审核有误的,应及时查明予以更正。
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H) 管理部的管理员根据客户资料填写信封,装入《收费通知单》,视客户不同情况采取不同的派发方式。
----需要直接送达的,管理员应在2个工作日内送交客户单位,并请客户签收;
----如客户单位无人接收的,应在2个工作日内送进客户信箱。
----需要邮寄的,管理员应
贴足邮资,并在2个工作日内到邮局发送。
I) 管理部管理员应详细的记录《收费通知单》派发情况。
J) 出纳员根据《应收管理费收缴明细》填制委托收款凭证及相关资料,在银行规定的托收日期前一日送交开户行。
K) 出纳员在银行每次托收后的2日内到银行读取已托收数据,并根据托收情况向已全额托收的客户出具加盖“转账收讫”章的有效收款收据。
L) 未办理银行托收的客户租金、管理费,由客户到公司财务部用现金支付。出纳员在收取客户用现金交纳的费用时应按《现金管理标准作业规程》中的相关规定收取。
M) 出纳员应于规定收费日后的5日内编制《费用收缴明细表》报财务主管审核。经审核存有疑问的,应及时查明,予以更正;经审核无误的应在财务审核栏内签署姓名及日期后交财务部会计。
N) 财务部会计将已全额收回的管理费用按《会计核算标准作业规程》进行账务处理;对未能收取的费用,应在银行第一次托收后的3日内根据欠费资料填写《管理费用催缴通知单》。
O) 《催缴通知单》经财务部经理审核无误后,交管理部在3日内派发。
P) 管理部原则上应在规定期限内,将催缴通知单送交客户或其单位人手中,并让接收人在回执上签收;特殊情况无法找到客户及其单位人的,应将催缴通知单用邮寄的方法寄交客户。
Q) 管理部应做好送达、邮寄的派发记录,保管好客户签收的回执,并将派发情况向部门主管汇报。
4.4有偿服务费用收缴。
4.4.1机电维修部、保洁部、园林绿化部等各部门的工作人员在为客户提供各项有偿服务时,应根据相关服务的收费标准计费,并请客户对服务项目进行验收,在服务单上签字确认。
4.4.2各部门主管应根据用户签字后的服务单对本部门员工计费的项目进行审核,并在部门审核栏内签名确认。
4.4.3各部门主管应在每月25日前将服务单汇总后交财务部会计。
4.4.4财务部会计在2个工作日内根据《服务单》上的相关记录本填写《收费通知单》。
4.4.5财务部会计应在28日前将《收费通知单》交财务部主管审核,经审核存在疑问的,应及时查明予以更正;如经审核无误的,交管理部在3个工作日内向客户派发。
4.4.6委托银行代收的,出纳员应于银行每次托收后的两日内,到银行抄录收缴数据,并向客户提供填制完整的、加盖“转账收讫”章的收款凭据;收取现金的,由出纳员按照《现金管理标准作业规程》中的相关规定执行。
4.4.7出纳员在规定交费期限后的3日内,编制费用收缴明细表》报财务负责人。
4.4.8财务部主管对费用收缴明细表进行审核,经审核存有疑问的,应及时查明予以更正,经审核无误的,对已交纳的费用按照《会计核算标准作业规程》中的相关规定处理,对尚未交纳的费用,按照《应收账管理标准作业规程》中的相关规定进行处理。
4.5气、电话费用的代收代缴。(暂无)
4.5.1对已办理银行划账手续的客户,出纳员应及时到银行抄录托收记录。
4.5.2对未办理银行划账,需用现金代缴的客户,出纳员应在煤气公司或电信局等相关部门规定的交费日期到相关单位去交纳相关费用。 4.5.3财务会计根据相关部门提供的收费单据,填制《收款通知单》。
4.5.4收款通知单经财务经理审核,如有疑问应及时查明予以更正;如无疑问,加盖财务专用章后交管理部有关人员在3个工作日内向客户派发。
4.5.5客户用现金缴煤气、电话费用时,出纳员在向客户提供煤气、电信等公司的收费凭据的同时,还应按《现金管理标准作业规程》中的相关规定向客户开具收款收据。
4.5.6出纳员应在规定交费日后的三日内编制《费用收缴明细表》报财务部主管审核。
4.5.7经审核,如存有疑问,应及时查明并予
4.6兼营的餐饮、娱乐等服务费用的收缴。(暂无)
，物业管理收费作业规程