4)《催款通知书》以书面形式和人工派送的方式传达三次为准。超过三次后,用户仍未缴纳管理费用时,则物业管理公司有权采取有效的强制措施对拖欠用户进行处理。
4.4.7用户欠费的管理措施
1)欠费用户的条件:欠费在1 个月以上的用户均为欠费用户。
2)物业管理公司对欠费用户在1个至3个月内可采取的管理措施主要有:
①2个月内由公司领导出面进行协调解决;
②对协调不成的用户和欠费达2 个月以上者,物业管理公司在物业的明显出入口对欠费用户进行张榜公布;
③欠费达3个月以上(含3 个月)的用户,物业管理公司有权对其欠费用户采取向当地法院进行起诉等有效措施。具体由客户主任根据公司要求组织落实。
④所有欠费用户未经物业管理公司许可均不允许搬出公司物品,直到交清所欠费用或经过法院判决办完有关手续为止。
4.5 附表
4.5.1《 通知签收表》
5.入伙管理工作规程
5.1目的
规范用户入伙管理工作,确保用户顺利入伙。
5.2适用范围
适用于用户入伙的管理工作。
5.3职责
5.3.1管理处经理负责指导组织安排入伙工作。
5.3.2物业部主任负责组织安排入伙工作。
5.3.3物业部管理员负责具体办理入伙手续。
5.3.4财务部负责核收各项入伙费用。
5.3.5工程部负责楼宇整改的跟进和水电的开通工作。
5.4工作规程
5.4.1入伙、业主、用户、客户的定义
1)入伙定义:是指用户收到书面入住通知,并办理完相应手续。用户收到入住通知单上通知办理入住的时间,视为入住时间。
2)业主定义:指物业所有权人。
3)用户定义:指物业所有权人(即业主)和物业使用人(即租户)。在手册称呼和意见征询等场合以“用户”进行称呼。
4)客户定义:一般指物业所有权人、物业的使用人和外部客户。在一般日常管理工作中均以“客户”称呼。
5.4.2本规程中的“入伙”主要是指用户入住。
5.4.3用户入伙的准备(指业主入住和租户入住)
5.5业主入伙
5.5.1业入伙资料的准备;
1)根据本物业的实际情况编写和印刷《住户手册》、《业主公约总则》、《前期物业管理服务协议》、《区域防火责任协议书》、《入伙通知书》;
2)《入伙通知书》的内容要求写明物业管理公司的办公地点(以下简称管理处)
3)印刷以下各类入伙表格:(以下表格因入伙物业的不同表格内空有所不同,略)
①《钥匙领用/移交登记表》;
②《装修申请表》;
③《物业使用说明书》;
④《物业质量保证书》;
⑤《房屋交接验收表》;
⑥《用户入住情况登记表》。
4)设计办理入伙手续流程图(请参见5.8)。
5.5.2入伙时的环境布置:涉及服务标识牌的按VI设计办理:
1)入口处挂“欢迎您乔迁×××”横幅和插彩旗,营造热烈的气氛;
2)树立指路牌,由入口处到物业管理处或至办理入住的现场。
3)“入口处”标明物业管理处的办公地址和办公时间。
4)物业管理公司对入住办公环境的布置:
①挂灯笼,飘小彩带,摆放花蓝、盆景,给人以隆重、喜庆的气氛
②张贴醒目的“办理入住手续流程图”,办理手续窗口设置要求做到“一条龙服务”,各窗口标识清楚,一目了然;
③管理人员着装整洁,精神饱满;
5.5.3客户服务部依据物业管理公司议定的入伙时间,提前向业主发出入伙通知。
5.5.4业主收到《入伙通知书》后,应当在规定的时间内带齐有关证件和资料到管理处办理入住手续。如果在规定期限到来的前3天内,业主尚未办理入住手续的,客户服务部客户管理员应再次发函或致电通知尚未办理入住手续的业主前来办理入住手续;超过规定期限未办理入住手续的,客户服务部应将情况向公司领导汇报,由公司领导决定是否登报催办。
5.5.5入伙手续的办理(详见:入伙手续流程图)
1)在收楼验房时,客户管理员应邀请业主一起将水电表读数抄录在《房屋交接验收表》中。
3)办完业主入住手续后,客户管理员应及时收集、整理业主资料并及时建立“用户档案”。
5.6租户入住
5.6.1租户入住的条件
1)已正式签订《房屋租赁合同》;
2)已缴清所有租赁费用;
3)已提供租户身份证明的资料;
4)房屋装修已经过管理处验收合格。
6)办完租赁手续后,客户管理员应及时收集、整理租户资料,并及时登记。
5.7办理入伙手续流程图
5.8入伙流程说明
5.8.1备件
5.8.2业主办理入伙手续前要备齐如下文件资料:
1)入伙通知书;
2)购房合同原件、复印件;
3)购房付款证明及复印件;
4)业主身份证及复印件,1寸近期免冠彩照两张;
5)业主委托书(委托他人办理时需带)、被委托人身份证及复印件;法人授权委托书、营业执照副本及复印件(公司购房时需提供) 。
5.8.3登记、验证
1)业主带齐上述文件资料到物业管理处交验、存档;
2)签领《业户手册》、《业主公约总则》、《区域防火责任协议书》、《装修指引》等资料;
①此等资料由业主签字领取,并由工作人员知会有关事项。
②业主领取此等资料应仔细阅读了解其内容。
5.8.4签署《业主公约》、《区域防火责任协议书》、《前期物业管理服务协议》,一式二份,业主签署后各留一份,其余交物业管理处留存。
5.8.5填写《业户基本情况表》
1)业主领取《业户基本情况表》后,应仔细填写,内容清楚,数据完整。
2)《业户基
5.8.6缴费
由工作人员指引业主到物业公司财务部门缴纳入住费用,并签署管理费用银行托收协议。
5.8.7验楼、收楼
1)业主或委托人在物业公司工作人员带领下到所购单元验楼。
2)验楼时发现的问题详细记录在《房屋交接验收表》,由业主或委托人、物业公司工作人员在表上签字确认。
5.8.8领取钥匙
业主验收完楼后,无问题的,悉数将钥匙全部领走;有问题的,留下一把入户门钥匙供维修时使用。
5.8.9按规定办理装修申报手续
业主凭签完字的《入住办理流程单》到物业公司按装修流程图办理装修申报手续。
，客户服务管理规程