应保证文件使用人员获得最新有效版本的文件，及时收回无效的或作废的文件，文件的发放与收回应有具体方法。
3 作废文件的管理
应对作废文件的处理作出规定，对有保留价值的作废文件，应规定明确的标识方法，以免误用。
4 5 3 文件和资料的更改
标准原文：
除非有专门指定，文件和资料的更改应由该文件的原审批部门 /组织进行审批。若指定其他部门 /组织审批时，该部门 /组织应获得审批所需依据的有关背景资料。
可行时，应在文件或相应附件上标明更改的性质。
理解要点：
1 文件和资料更改的审批原则是应由原审批部门 /人审批。
当必须由其他部门 /人审批时，被指定的部门 /人应清楚原来审批时的背景情况。
外来文件和资料更新应同样履行以上两条的规定。
2 对更改的原因、更改的情况应予以记录
3 广告、管理范围内的各种标识、告示等，属于公开文件，可以散发，不必受控，但其内容如与有关文件相关，必须和现行有效版本的内容相一致，其内容要有据可查，张贴、散发要有规定或批准，并需标明有效时间，如有关文件更改时，必须重新印发。
4 6 采购
4 6 1 总则
标准原文：
供方应建立并保持形成文件的程序，以确保所采购的产品 （见 3 1）符合规定要求。
理解要点：
1 在物业管理活动中，采购由两部分活动组成
（1）为业主 （住户）提供服务的过程中使用、安装和维修所需物料的采购。
（2）需由其他分承包方提供的服务。如垃圾清运、绿化、四害消杀、电梯维修、房屋维修等。
2 采购活动的受控
本条款要求对采购活动进行策划，制定文件化的程序，使采购的产品符合规定的要求。
4 6 2 分承包方的评价
标准原文：
供方应：
a）根据满足分合同要求 （包括质量和特定的质量保证要求）的能力评价和选择分承包方；
b）明确供方对分承包方实行控制的方式和程度。这种方式和程度取决于产品的类别以及分承包的产品对成品质量的影响。适当时，还取决于已证实的分承包方能力和业绩的质量审核报告和 /或质量记录。
c）建立并保存合格分承包方的质量记录 （4 16）。
理解要点：
1 必须对分承包方进行评价
分承包方在向物业管理组织提供物料或服务时，均构成物业管理组织向业主 （住户）所提供服务的一部分。对所有分承包方均应进行评价，无论是新的，还是老的分承包方。
2 评价的依据
评价应依据物业管理组织与分承包方签定的合同要求进行。但通常这些合同未能完全表达分承包方应满足的要求。所以可能需制定评价方法。
3 对分承包方的控制和评价要求
对所有分承包方均需进行控制，但控制程度因其所提供的物料或服务对物业管理服务的最终影响不同而有所不同。企业应建立合格供应商和服务分承包方的清单，作为采购物品和服务的依据，并根据对分承包方控制的结果实施合格的动态管理。
4 对分承包方控制与评价方式
下述任何一种方式均可被采用。
（1）对新的分承包方可全面审核，也可仅根据分承包方以往的历史业绩记录、提供的样品进行评价或现场评价。
（2）对老分承包方，可采用定期评价的方式。
（3）物业管理服务中需进行的采购大部分为零星采购，一般采用定厂家、定品牌的方法。对于零星采购物品应加强现场检验 （或验证），以保证买的东西是需要的合格物品。若选择某个商场作为合格供应商则应明确其究竟可以提供哪些品牌和规格的物品，而不应笼统地说五金类、水电类。
（4）验证分承包方的产品认证证书或 /和质量体系认证证书。
物业管理组织应保存经评价为合格分承包方的质量记录。这些记录应足以表明分承包方确实符合规定的要求。
4 6 3采购资料
标准原文：
采购文件应清楚地说明订购产品的资料，可包括：
a）类别、型式、等级、或其他准确标识方法；
b）规范、图样、过程要求、检验规程及其他有关技术资料 （包括产品、程序、过程设备和人员的认可或鉴定要求）的名称或其他明确标识和适用版本；
c）适用的质量体系标准的名称、编号和版本。
供方应在采购文件发放前对规定的要求是否适当进行审批。
理解要点：
4 6 4 采购产品的验证
标准原文：
4 6 4 1 供方在分承包方货源处的验证
当供方提出在分承包方货源处对采购产品进行验证时，供方应在采购文件中规定验证的安排以及产品放行的方式。
4 6 4 2 顾客对分承包方产品的验证
当合同规定时，供方的顾客或其代表应有权在分承包方处和供方处对分承包的产品是否符合规定要求进行验证。供方不能把该验证用作分承包方对质量进行了有效控制的证据。
顾客的验证既不能免除供方提供可接收产品的责任，也不能排除其后顾客的拒收。
理解要点：
1 物业管理组织到分承包方货源处验证时，应在采购订单中明确规定验证的方法，合格放行条件及相应的安排。
2 业主 （住户）如在合同中有验证要求，可以到物业管理组织或分承包方货源处验证 （如发展商或业主委员会对物业管理公司采购公共设备的验证）。物业管理公司不能把该验证用作分承包方对质量进行了有效控制的证据。
3 业主 （住户）的验证不能免除物业管理组织提供可接受产品、服务的责任，也不能排除其后业主 （住户）的拒收。
4 7顾客提供产品的控制
标准原文：
供方对顾客提供的产品 （用于供应品或有关活动）应建立并保持验证、贮存和维护的形成文件的控制程序，如有丢失、损坏或不适用的情况，应予以记录并向顾客报告（见 4 16）。
供方的验证不能免除顾客提供可接收产品的责任。
理解要点：
1 物业管理活动中业主 （住户）提供的产品是
（1）开发商或业主托管的楼宇、设备、设施；
（2）为业主 （住户）提供安装、维修服务时，业主 （住户）提供的产品；
（3）业主 （住户）委托保管的各种车辆或其他物品；
（4）业主 （住户）订阅的报纸、函件等；
（5）在物业管理服务中由业主 （住户）提供的其它各种物品。
2 对业主 （住户）提供产品的控制
，物业服务管理实施ISO9002的目的和意义（一）