第一项 嘉州花城基础管理资料
一、按规划要求建设、住宅及配套建设设施投入使用(档案1——001)
1、工程规划许可证
2、施工许可证
3、工程总平面图
4、建设工程规划管理竣工验收合格证
5、国有土地使用证
二、办理接管验收手续(档案1——002)
1、委托物业管理合同
2、嘉州花城工程建设施工建档移交清单
⑴1—12幢建施、结施竣工图,建材合格证、分项分部评定资料;
⑵水施、电施、讯施、地下管网竣工图,分项、分部质检平定资料(复印件);
3、商品房质量保证书
4、嘉州花城房屋移交验收资料
5、嘉州花城设施设备移交清单及档案资料
三、由一家物业管理企业实施统一专业化管理(档案1——003)
1、乐山花城物业管理有限公司企业法人营业执照(正副本)
2、乐山花城物业管理有限公司组织机构代码证(正副本)
3、物管企业资质证书
4、乐山花城物业管理有限公司税务登记证(正副本)
5、上级批文(文件)
四、建设单位在销售房屋前与选聘的物业管理企业签定物业管理合同,双方的责、权、利分明(档案1——004)
1、嘉州花城物业委托管理合同
2、嘉州花城前期物业管理方案
3、嘉州花城物业移交及实施意见
五、购房人与物业管理企业签定物业管理合同,双方责、权、利明确(档案1——005)
嘉州花城1—4期总户数为 1162 户,入住 户,入住率为 ,签定的前期物业管理服务合同为 份。(文件柜放置于)
六、建立维修资金的管理、使用、续筹等符合有关规定(档案1——006)
1、乐山花城物业管理有限公司代管维修资金的财务管理制度
a) 代管维修资金的使用范围
b) 代管维修资金的来源和筹集方法
&
d) 代管维修资金的移交
七、房屋使用手册、装饰装修管理规定及业主公约等各项公众制度完善(档案1——007)
1、房屋使用说明书
2、嘉州花城公共管理制度
⑴嘉州花城治安管理制度
⑵嘉州花城消防管理制度
⑶嘉州花城门卫管理制度
⑷嘉州花城机动车停车场管理制度
⑸嘉州花城非机动车管理制度
⑹嘉州花城装修管理规定
3、 政府有关文件
八、业主委员会按规定程序成立,并按规章制度履行职责(档案1——008)
1、嘉州花城业主委员会筹备工作资料
⑴关于嘉州花城组建业主委员会实施方案
⑵嘉州花城业主委员会资料(详见业主意见调查表)
⑶宣传业主委员会章程
九、物业管理企业制定创优规划和共体实施方案,并经业主委员会同意(档案1——009)
1、嘉州花城创优规划
2、嘉州花城创优实施方案(附嘉州花城物业管理质量目标书)
3、乐山市物业管理优秀住宅小区达标申报资料资料
十、小区物业管理建立健全各项管理制度、各岗位的工作标准并指定具体的落实措施和考核标准(档案1——010)
1、员工手册
2、文明礼貌用语及各专业服务语言流程规范
3、部门职责
⑴公司组织机构示意图(管理处机构示意图)
⑵员工手册
⑶管理处职责
⑷财务部职责
⑸护卫部内务条令、岗位职责
4、部门工作程序、操作程序
⑴财务部管理制度
⑵客户服务中心工作程序
⑶工程部设备运行维修工作程序
⑷消防工作管理制度
⑸各钟应急处理方案
A、火警、火灾应急方案
B、停电应急方案
C、护卫部突发事件处理措施
5、管理处综合管理制度
⑴值班制度
⑵回访制度
⑶档案管理制度
⑷原始记录、资料管理制度
6、管理人员、员工考评细则
⑴管理人员考核细则
⑵财务管理人员考核细则
⑶维修人员考核细则
⑷清洁、绿化人员考核细则
⑸护卫员考核细则
7、护卫部培训日程、训练记录
8、护卫知识考试资料
9、嘉州花城管理处原始记录资料
⑴门岗值班记录
⑵监控中心值班记录
⑶紧急情况记录
⑷停车场车辆进出原始记录
⑸房屋装修管理记录
⑹装饰装修申请书、责任书
⑺值班记录
⑻回访记录
⑼维修派工单
⑽住户档案
⑾维修员值班记录
⑿设施设备巡查保养等记录
十一、物业企业管理人员和专业技术人员持证上岗,员工统一着工装、佩带明显标志,工作规范,作风严谨。(档案1——011)
1、花城管理处管理干部学历、职称、上岗证复印件
2、花城管理处专业技术人员资格证、操作证
3、护卫员上岗证
4、员工劳动合同
十二、应用计算机智能化设备等现代化管理手段,提高管理效率。(档案1——012)
1、小区住户基本资料(备份文件夹类)
2、小区物业基本资料
3、办公文案
4、各类管理制度、文件夹
⑴护卫类
⑵财务类
⑶管理类
⑷保洁类
⑸经营类
⑹人事类
⑺业主委员会
⑻运行维修表
5、住户费用缴费统计资料
十三、物业管理企业在收费、财务管理、会计核算、税收等方面执行有关规定,至少半年公开一次物业服务费用收支情况。(档案1——013)
1、2004年3月—— 嘉州花城财务收支报告
2、向嘉州花城住户公布费用收支情况,资料照片
3、嘉州花城物业管理费用标准批复