御院15座2,3梯收楼工作安排
一.收楼时间是2006年5月13,14日,共244户,
1、收楼现场在x销售中心,接待客户的位置处设在大堂左侧,并备有桌椅、小吃等物品,方便业主填写资料。在销售中心右侧办公室内,配有复印机,方便为业主进行证件的复印工作。收楼地点需有入伙流程图摆放在显眼的位置;办公台面有工作组标识;根据实际工作场地,将场地隔离,财务收费处单独隔离,保证安全。所有的细心和精致,目的只有一个,就是尽量减少业主的麻烦,使收楼工作顺利进行。
2、业主凭《收楼通知书》在销售中心前台办理完相关手续后,由发展商开具"收楼确认书"。物业公司凭"收楼确认书"进行办理。"收楼确认书"作为发展商工作结束的凭证,也是物业公司认可的唯一证据。没有该确认书的开具,物业公司不得办理收楼流程。
3、业主在进入物业公司入伙接待处、由接待人员核对身份后,在《业主签到表》登记,并领取资料袋和小礼物。资料中装有需业主知悉及签署的种种文件和表格,如:收楼资料签收表;居民登记表;装修资料;住宅交付验收表等。((来自:www.jzr88.com)请业主签到的目的是为了第一次业主资料备案和核对当日入伙人数。如有业主部分资料未带齐,应保证在可追溯的前提下让业主保持心情愉快。为业主发放小礼品也是为了物业公司与业主间的合作有一个良好的开端。 物业公司事前将需要提供给业主的资料放在档案袋中,可效避免因现场忙乱而发生个别失误现象)。
4、签到后,业主直接面对接待组,由接待组完成文件签约、财务收费、咨询讲解等工作。在业主签署文件时,物业公司负责复印、收集业主的有效证件复印件。根据业主房产资料,财务组已准备每户在入伙时应缴纳的费用清单,方便入伙时接待组根据清单直接告之。只要一切为业主着想,以业主为中心开展各项工作,就能够做到使收楼工作有条不紊,并最大程度地减少各种纰漏的发生。
5、业主如有疑问者,将被带领到单独办公场地,避免因此造成对其他业主的影响。如有异议者,接待人员无法让其信服,则由物业公司客服部经理负责接待。对极个别拒绝签署文件者,则由公司领导进行沟通和解释,公司视其原因情况给予具体的处理方法。 接待流程完毕。如业主有问题,必须及时给予解答,并礼貌接待。这也是业主与物业公司第一次打交道,第一印象至关重要,如果因一点点小小的失误引起业主的不满,继而把这种不愉快带到以后长期的物业管理过程中,就是因小失大,得不偿失了。而这种不快将是物业公司付出巨大的努力也可能弥补不了的。既然如此,就一定要开个好头。
6、收楼工作人员在核对客户签收表后,领取钥匙。然后由接待人员引领业主收楼。
7、到达住户家时,由收楼人员将钥匙给业主,由业主检验信箱钥匙,并由业主亲自打开入户门。进门后,收楼人员简明介绍三表安装位置及管线走向等房屋水电基本情况,带领业主确认水、电表,并在《住宅交付验收表》上登记水、电表底数和有关业主对房屋质量、房屋设备的意见。既是业主收楼,就应体现业主的主体地位,收楼人员应明确自己的服务地位。此外,在陪同业主收楼过程中应注意语言的分寸,不得随便作出评论性语言,尤其是房屋质量存在问题,更不可妄加评论,因为原因可能是多方面的,而且是专业性的。陪同人员应体现出专业、礼貌和耐心,并切实作好相关记录,以避免以后出现矛盾时利于区分责任。
8、收楼人员根据实际情况,填写《住宅交付验收表》后,将所有资料交回收楼组。至此,收楼流程结束。
二.收楼组需在事前做好各项准备工作:
1、接待前台桌子摆放好(xx)。
2、各类钥匙(房屋、信箱)分梯分户集中整齐摆放(xx)。
3、收楼档案袋和备用的空档案袋分开摆放整齐(xx)。
4、公司名片和银行代缴费委托书在桌面摆放整齐(xx)。
5、复印纸、笔需要准备充足(xx)。
收楼工作总指挥:x
工作人员的安排:
接待人员:x负责接待客户和复印工作。(组长:x)
收楼工作人员:xxx。(组长:xx)
财务组:xx(xx)
后备收楼工作人员:各部门经理、主管。
电瓶车的驾驶:保安部安排三人(销售部和御院15座2、3梯之间往返)
收楼前培训时间:2009年5月7日晚上7:00 地点:办公室二楼会议室
请各部门主管理提前作好工作安排。谢谢您的支持与配合!
客服部
2009年5月6日