分析:
1)文件可以以电子文档的形式出现。
2)要确保在电子文档放到网上之前是得到控制的(即经过了批准等控制)。
3)通常网上的文件是作为使用者参考可以直接使用的,因此要确保网上的文件同样受控,包括:
a)发布前已得到批准
b)如需更改应再批准
c)能识别文件的更改和修订状态
d)能获得有效版本
e)作废文件有标识或不能查阅
解决办法:
1)如果仅仅是将已批准的文件以电子文档保存放到网上便于查阅,可以:
a)先采用对书面文档进行批准;
b)电脑上设置权限,确保电子文档不能随意更改;
c)当需更改时采用局面文档审批后再更改电子文档;
d)对电子文档与书面文档作同样的标识,包括编号、更改及修订状态等。
2)如果取消书面文档全部采用电子文档,可以:
a)按照文件控制要求设置文件的权限,包括:评审、批准、更改、查阅等;
b)在网上建立文件后交相应权限人员批准;
c)通过网络批准电子文档;
d)通过网络更改文件,更改后再送批准;
e)电子文档自动或人工进行修订状态的标识;
f)用新文件替代被更改的文件或对作废的旧文件有标识;
注意:对无法使用到电脑的人员如需要文件时往往还要考虑发放书面文件(如生产线的员工),此时电子文档与书面文档并存。
四、质量记录的控制
1.标准理解
1.1 记录:阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件(GB/T19000-2000 idt ISO9000:2000)
1.2 质量记录属于特殊类型的文件,可用于质量方面追溯性的要求并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。
1.3 质量记录范围:包括了与质量管理体系运行涉及的所有记录,本标准所提及的参见标准4.2.4的方面见本书P
1.4 质量记录虽然属于文件范畴,却不能按标准4.2.3文件控制的要求进行控制。
1.5 质量记录的控制,包括:
1)标识
2)贮存
3)保护
4)检查
5)保存期限
6)处置
质量记录控制应达到保持清晰、易于识别和易于检索的目的。
1.6 质量记录通常不需要版本控制。