1.0 目的
通过对记录的控制,达到记录的规范化管理,保证公司质量管理体系的有效运行,并为实现可追溯性提供依据。
2.0 范围
2.1 本程序规定了质量管理体系运行记录的管理内容和方法,确保记录的标识、收集、归档、贮存、保护、查阅和处置符合规定的要求。
2.2 本程序适用于质量管理体系运行及活动中形成的记录的控制。
3.0 职责
3.1 全面质量管理办公室是本程序的归口管理部门,负责监督、检查记录的管理情况。
3.2 全面质量管理办公室负责对归档的记录进行整理、标识、检索、贮存、保护和处置,并提供查阅,负责对各部门的记录管理提供指导。
3.3 全面质量管理办公室负责记录的整理和保存。
3.4 各部门对应归档的记录,及时送档案室归档,对本部门贮存的记录做好标识、收集、贮存、保护、查阅和处置的工作。
4.0 工作内容
4.1 质量记录的编号
质量记录采用统一编号,用QR(即英文Quantity Record的简称)表示,编号方式为:
QR-X.X.X-XX-XX
序号
相应的程序文件
质量记录的英文缩写
4.2 质量记录格式的编制
4.2.1 空白记录表格属"文件",应按《文件控制程序》进行管理。
4.2.2 原始表格由各使用部门自行编制,表格要简单实用,可操作性强。表格编制完后经部门主管审核,由全面(来自:www.jzr88.com)质量管理办公室进行统一整理、审批,最后确定适宜于公司运行的一整套表格。由各部门主管认可后,全面质量管理办公室负责存档并发放给各部门使用。
4.2.3 全面质量管理办公室保留一套空白现行版本的记录表格,作为复印的母本。
4.3 记录的填写
4.3.1 记录要用碳素笔或钢笔填写,主要要求:
4.3.1.1 及时;
4.3.1.2 内容真实、完整、准确;
4.3.1.3 字迹清楚、格式规范;
4.3.1.4 标识明确;
4.3.1.5 用词规范。
4.3.2 记录表中应确定计量单位:
4.3.2.1当整个记录表格使用同一计量单位时,应在表的边框线外,右上角处标明单位;
4.3.2.2 计量单位应使用法定计量单位。
4.3.3 记录的可追溯性要求:
4.3.3.1 填写人或确认人签名时应签署全名及时间(或日期);
4.3.3.2 确保记录名称的完整准确;
4.3.3.3 必要时加上编号等。
4.3.4 编制或使用记录的部门应对记录标识的唯一性负责,防止不易区分记录的产生和使用。计算机管理信息系统(即MIS系统) 中产生的记录也应符合本条款要求。
4.3.5记录一旦确认,不得更改,当出现笔误时,应用“-”划断,在旁边写上正确的数据或文字,关键数据及文字的更改应有本人签章及更改日期。
4.4 记录的归档
4.4.1 全面质量管理办公室负责所有文件资料和记录的标识、收集、编目归档、查阅、检索、保管和处理,各部门应明确记录的贮存、保护责任人。
4.4.2 各部门保管的记录应便于检索,需借阅或复印
4.4.3 检索:记录必须按编号规则进行标号,以便于检索。
4.4.4 收集:各单位、各部门必须及时收集日常所产生的记录,确保记录不丢失和不受损坏。
4.4.5 编目:按记录的类别和时间顺序排列,装订成册,加上标有记录名称、起止时间的封面。
4.4.6 保管:对储存期内的记录必须妥善保管, 要有适宜的保管环境,并做好防雨、防晒、防鼠、防虫蛀、防火、防盗等工作。
4.5 记录的保存期限
质量记录保存期一般为三年,需要再延长保管时间,在文件中做出规定或由管理评审做出决定。
4.6 质量记录格式的变更
4.6.1 各部门根据实际工作需求可提出变更(含增、减或修改)质量记录格式(版本)的申请,填写《文件更改通知单》,由各部门主管审核后,经管理者代表批准后正式变更。
4.6.2 质量记录(来自:www.jzr88.com)的变更经批准后,由全面质量管理办公室进行质量记录的编号、升版,并发放至相关部门。
4.6.3 对于失效或作废的质量记录版本,应由全面质量管理办公室在新版发放后,由各部门组织销毁,以保持质量记录版本的有效性。
4.7 记录的销毁
4.7.1 各部门每年应对其保管的记录至少进行一次检查,对超过保存期的记录做出继续保存或销毁的鉴定。
4.7.1.1 需要继续保存的记录予以说明,并做好记录;
4.7.1.2 确定销毁的记录由其管理人员填写《记录销毁申请单》,经部门负责人批准后进行销毁。
5.0 相关文件
5.1《文件控制程序》(QP-4.2.3-01)
6.0 表格及记录
6.1《记录表格清单》(QR-4.2.4-01-01)
6.2《记录销毁申请单》(QR-4.2.4-01-02)
6.3《文件更改通知单》(QR-4.2.3-01-02)