用户室内装修,从申请到验收合格,与管理处办公室、维修部、保安室和财务部的工作都有关系。各部门的职责和办理手续如下:
一、工作职责
1、管理处办公室(主任或管理员)
(1)负责受理用户装修申请。
(2)检查用户的装修资格及装修申报材料。
(3)填写用户室内装修批准书,通知用户缴纳装修费用。
(4)批准用户装修加班申请;批准用户大件物品放行等。
(5)负责处理因用户室内装修引致的各种投诉,保证装修不滋扰其他用户的正常办公。
2、维修部
(1)负责对用户房间作装修前的检查。
(2)负责审批装修图纸及较大工程改动的用户装修项目。
(3)负责定期巡检装修单位,确保装修按图纸施工,并符合安全要求;巡检期间,如发现严重的违规装修,及时向管理处主任报告,并提出处理意见。
(4)审批施工单位的临时用电申请,并核定收费。
(5)装修完毕后,负责对装修单位进行验收或二次验收,直到验收合格。
(6)验收合格后,在用户室内装修工程竣工验收表上签批意见,交财务部安排退装修保证金。
3、保安部
(1)负责检查装修单位的灭火器配备和使用情况。
(2)负责定期巡检装修单位,巡检期间如发现严重的违规装修,及时向管理处报告,并提出处理意见。
(3)于维修部共同审批装修单位动火申请。
4、财务部
(1)根据用户室内装修申请书向用户收取装修保证金等费用。
(2)根据用户室内装修工程竣工验收单于装修验收合格后的15个工作日内为用户办理装修保证金退款手续。
二、具体操作过程
1、装修申请的受理及资格审核
(1)管理处受理用户室内装修申请。审核用户装修资格(包括验证用户身份),经确认为大厦用户,其管理费已按规定缴付,承租资料齐备后,提供用户室内装修申请书给用户。
(2)用户按要求填写室内装修申请书,连同装修图纸一起交管理公司,并做出遵守装修规定的承诺。
(3)受理人向用户简述室内装修的程序及规定,将用户室内装修规定发给用户。
2、装修审批
(1)装修受理人将申请书、装修图纸交维修部审查。
(2)检查符合规定的,维修部上报装修受理人,装修受理人通知用户缴纳有关装修费用。
3、装修收费及有关手续
财务部向用户收取装修保证金、施工人员出入证押金、用户室内装修批准书押金等。
交费后,管理处为施工人员办理出入证,并将用户室内装修批准书与用户室内装修违约记录记录复印在A3纸上交给用户。装修期间,用户须将用户室内装修批准书悬挂于装修单位入户门外正上方,以便管理公司核检。
管理处填写装修通知交保安派发给装修单位相邻房间。
施工现场需配备一定数量的灭火器。施工单位可以自行购买或向管理公司租借。
4、装修过程的监管
(1)维修部负责监督用户按图施工,保证装修单位在装修过程中不违反用户室内装修规定,如发现违规装修,及时将其记录在表上,交用户签名确认后存档。
(2)管理员每天对装修单位进行巡检,确保装修不影响其他用户正常办公,不损坏和污染公共设施和公共地方,并将日常检查情况记录在用户室内装修巡检记录表上。
(3)保安部负责检查用户室内灭火器的配备和使用情况,施工人员佩戴施工情况,装修施工是否违反消防安全条例,等等。
(4)管理处、维修部和保安部在巡查期间发现装修单位初次违反用户室内装修规定,应及时加以制止并口头警告要求其纠正,同时在大门上的用户室内装修违约记录第一次口头警告的时间、巡查人,要求装修公司签名确认。装修单位若屡次不听劝告,管理处将向用户发出室内装修违约单,对情节严重者,通知管理处发给用户关于贵单位违反装修规定的最后警告书。如违规现象仍然存在,其他用户投诉不断,管理处将安排保安部对装修单位停电或清场,直止装修单位承认错误,保证遵守装修规定,方可让其重新进场施工。
(5)装修过程中须动火作业的,应到管理处申请,动火时须接受维修部、保安部的监督指导。施工单位需有动火负责人在现场监管。
(6)装修过程中用户需临时用电的,应到管理处申请,经维修部审核定价、财务部收费后,由维修部提供临时用电。
5、装修验收
用户室内装修完毕后,口头或电话申请验收。管理处将验收单交维修部,维修部于2个工作日内到用户室内验收,将验收结果填写在记录表内。若验收不合格,管理处发室内装修整改通知书给用户,要求在限期内整改。如验收合格,财务部凭验收表于15个工作日内把装修保证金退还用户。用户到管理处办理施工出入证的退款退证手续。
三、操作流程图
用户室内装修申请流程图
用户室内装修验收流程图
办理施工人员出入证流程图
四、相关记录
用户室内装修申请表
用户室内装修批准书
施工人员出入证办证表
临时用电申请表
动火作业申请表
用户室内装修工程竣工验收表
装修通知