用户室内装修,从申请装修到验收合格,与管理公司服务中心、工程部、保安部和财务部的工作都有关系。各部门的职责和办理手续如下:
1、工作职责
(1) 服务中心:
①负责受理用户装修申请。
②检查用户的装修资格及装修申报材料。
③填写用户室内装修批准书,通知用户缴纳装修费用。
④批准用户装修加班申请;审批用户使用专用货梯搬运装修材料;批准用户大件物品放行等。
(2) 工程部:
①负责对用户房间作装修前的设施、设备安全检查,并封闭室内进出风口。
②负责审批装修图纸,核定装修费用,填写用户室内装修申请书内的装修收费栏。
③审批涉及较大工程改动的用户装修项目。
④负责定期巡检装修单位,确保装修按图施工,并符合安全要求;巡检期间,如发现严重的违规装修,应及时向管理公司报告,并提出处理意见。
⑤审批施工单位的临时用电申请,并核定收费。
⑥与保安部共同审批装修单位动火申请。
⑦装修完毕后,负责对装修单位进行验收或二次验收,直到验收合格。
⑧验收合格后,在用户室内装修工程竣工验收申请书上签批意见,交财务部安排退装修保证金。
⑨开启用户室内的进出风口封条。
(3) 保安部:
①负责检查装修单元的灭火器配备和使用情况。
②负责定期巡检装修单位,巡检期间如发现严重的违规装修,及时向管理公司报告,并提出处理意见。
③与工程部共同审批装修单位动火申请。
④负责处理因用户室内装修导致的各类投诉,保证装修不滋扰其他用户的正常办公。
⑤协助保安部、工程部巡检装修单位,如发现严重的违规装修,及时向管理公司报告,并提出处理意见。
(4) 财务部:
①根据用户室内装修申请书向用户收取装修保证金等费用。
②根据用户室内装修申请书于装修验收合格后的2个工作日内为用户办理装修保证金退款手续。
2、 具体操作过程
(1) 装修申请的受理及资格的审核:
①服务中心受理用户室内装修申请。由服务中心审核用户装修资格(包括验证用户身份),经确认为大厦用户,其管理费已按规定缴付,承租资料齐备后,提供用户室内装修申请书给用户。
②用户按要求填写用户室内装修申请书、用户室内装修验收合格后方可迁入办公的承诺书及装修图纸审查表,连同一式三份有详细施工说明的装修图纸(平面布置图按1:100比例),交管理公司,并做出遵守装修规定的承诺。装修图纸内容应至少包括:照明系统图;天花平面布置图(灯具、送回风口、烟感、喷淋等设备在同一张图纸上表示其位置);照明平面布置图;装修间隔平面图。
③服务中心向用户简述室内装修的程序及规定,发给用户室内装修规定。
(2) 装修审批:
①服务中心将申请书、装修图纸原件交工程部审查。
②工程部对用户房间进行装修前的设施、设备安全检查,并封闭室内进出风口。如检查不符合安全用电等规定或存在工程遗留问题
③检查符合规定的,工程部于3个工作日内批复装修申请,连同用户室内装修申请书交服务中心。
④服务中心以公司名义发关于贵单位室内装修工程申请的批复给用户,并电话通知用户缴纳有关装修费用。
(3) 装修收费及有关手续办理:财务部向用户收取装修保证金、装修垃圾清运费、施工人员出入证押金等。缴费后,服务中心为施工人员办理出入证,并将用户室内装修批准书与用户室内装修违约记录复印在A3纸上交给用户。装修期间,用户须将用户室内装修批准书及非办公时间加班申请表(如需在非办公时间内加班)张贴于用户大门室内玻璃面上(批准书一面朝向走廊,装修违约记录一面朝向室内),以便管理公司核检。
服务中心填写装修通知交保安部派发给装修单位相邻房间,并将用户室内装修批准书复印件抄送保安部存档。
施工现场需配备一定数量的灭火器。施工单位可以自行购买或向管理公司租借。
(4) 装修过程的监管:
①工程部负责监督用户按图施工,保证装修单位在装修过程中不违反用户室内装修规定,并将日常检查情况记录在用户室内设施检验记录表上,如发现违规装修,及时记录在表上,交用户签名确认后存档。
②保安部每天对装修单位进行巡检,确保装修不影响其他用户正常办公,不损坏和污染公共设施和公共地方,并将日常检查情况记录在用户室内装修巡检记录表上。
③保安部负责检查用户室内灭火器的配备和使用情况、施工人员佩戴施工证情况、装修施工是否违反消防安全条例、是否办理非办公时间加班装修申请等。
④工程部和保安部在巡查期间发现装修单位初次违反用户室内装修规定,应及时加以制止并口头警告要求其纠正,同时在大门上的用户室内装修违约记录内记录第一次口头警告的时间、巡查人,要求装修公司签名确认。装修单位若屡次不听劝告,保安部将向用户关于贵单位违反装修规定 的最后警告书。如违规现象仍然存在,其他用户投诉不断,保安部将装修单位停电或清场,直到装修单位承认错误,保证遵守装修规定,方可让其重新进场施工。
⑤装修过程中用户须动火作业的,应到服务中心申请,经工程部、保安部审批后方可动火。动火时须接受工程部、保安部监督指导。施工单位需有动火负责人在现场监管。
⑥装修过程中用户需临时用电的,应到服务中心申请,经工程部审核定价、财务部收费后,由工程部提供临时用电。
(5) 装修验收:用户室内装修完毕后于7个工作日到服务中心办理验收手续,并填写用户室内装修工程竣工验收申请书,提交一式三份竣工图纸,装修中所用材料、设备发票复印件,装修保证金收据复印件。
服务中心将申请书和竣工图纸交工程部,工程部于3个工作日内到用户室内验收,验收结果填写在用户室内设施检验记录表内。若验收不合格,服务中心发用户室内装修整改通知书给用户,要求在限期内整改。如验收合格,服务中心向用户发出室内装修工程竣工验收合格通知书;工程部负责开启为室内进出风口封条;财务部于2个工作日内把装修保证金退还用户。用户到服务中心办理施工出入证的退证退款手续。