物业入伙管理程序
1.目的
本程序明确了对物业的入伙管理实施控制的职责、方法和安排,以确保业主(客户)准确而有秩序的入伙。
2.适用范围
适用于公司所承接管理的新物业项目入伙手续。
3.相关文件
3.1质量手册之4.7、4.8、4.9、4.10。
3.2ISO9002标准之4.7、4.8、4.9、4.10。
3.3物业的验收程序
3.4业主(客户)维修安装服务
3.5物业提供给业主(客户)的文件的控制
4.职责
4.1物管部负责入伙管理中的主要事务。
4.2财务室负责向业主收取各种规定的费用。
4.3工程部负责入伙管理中必要的维修服务。
4.4保安部负责入伙管理中监督检查安全事务。
5.实施程序
5.1入伙准备工作
5.1.1物管部在入伙前一个月应制定入伙工作计划,该计划中应明确:
A.入伙时间
B.入伙手续
C.入伙过程中使用的文件和表格
5.1.2入伙工作计划程序应由物业总经理批准。
5.1.3物管部应提前一个月向业主(客户)发出《入伙通知书》。
详细说明：
A.需业主(客户)准备的证明材料;
B.需业主(客户)填写的表格;
C.办理入伙手续的程序。
5.1.4办理入伙手续的工作现场应张贴入伙公告和明确的指示示标识,并指定专人负责业主(客户)办理入伙手续时的各类咨询和引导,便于业主(客户)办理各项手续。
5.2 入伙审查登记
5.2.1物管部应建立入伙登记表。物管部对业主(客户)提交的《入伙通知书》进行查验，确认无误后收取《入伙通知书》。在入伙登记册中注明，并向入伙申请人发放资料。应包括：
A.《用户手册》
B.《装修须知》
C.《装修审批表》
D.《验收交接表》
E.《住户公约》
5.2.2上述发放的资料应在《入伙登记册》中的业主签收，或由物管部人员注明。
5.2.3在提供给业主(客户)的《入住登记册》中应明确由业主(客户)填写并提交的资料。一般包括：
A.身份证或工作证复印件;
B.购/租房合同的正本及复印件;
D.已签署的《住户公约》。
5.2.4物管部对业主(客户)提交的资料进行审核验证。验证内容包括：
A.表格填写是否完整、正确和清晰;
B.住户公约是否已签署;
C.身份证明文件与购/租房合同及《业主(客户)登记表》是否一致。
5.2.5审查通过后,物管部人员收取购/租房合同复印件、《业主(客户)登记表》、《住户公约》一份，在《入伙通知中》注明签收。
5.3预交费用
5.3.1物管部应按《深圳经济物区住宅区物业管理条例》或市工商行政部审核价，通知业主（客户）去财务室交纳相关的预交费用。
5.3.2财务室根据《预交费标准》向业主（客户）收取各项费 用,并开立相应票据给业主(客户)。费用项目包括：装修管理费、装修保证金等。
5.3.3财务室应通知物管部已交纳预交费用业主（客户）的姓名或单位，并由物管部在入伙登记册中注明。
5.4 发放钥匙及房屋验收
5.4.1上述
5.4.2物管部人员与业主（客户）一起验收其名下的物业，登记水、电、气表底数，双方在《物业入伙交接记录》上签字确认。
5.4.3验收过程中双方确认需维修的事项由物管部人员通知相关部门整改。整改合格后，由业主（客户）验收认可后，再发放钥匙。
5.5 入伙后的装修管理
5.5.1物管部在提供给业主(客户)的文件中应明确装修管理的要求。具体内容参考程序文件QP-4.5《装修管理》。
6.相关记录
6.1物业入伙交接记录
6.2入伙登记册
6.3业主入伙费用收费标准