1.0 目的
规范管理费、代收水电费的收缴程序,保证收费工作的及时性和准确性。
2.0范围
适用于物业集团所管辖各物业公司(管理处)物业管理费和水电费的收缴工作。
3.0 职责
3.1 物业部负责水电表的抄录。
3.2 客户服务部负责相关收费管理制度的制定以及费用的核算、统计、分析、收缴工作。
3.3 工程维护部负责每月水电表读数的抽查、复核以及园区水电表分布图的更新完善工作。
4.0 工作内容
4.1 管理费单据的生成
4.1.1 在业主办理完收楼手续,同意接收房屋和领取房屋钥匙,以《房屋钥匙签收确认书》上业主签字确认收楼当日起开始计收物业管理费;15日前收楼的,按一个月收取费用,15日后收楼的,按天计算管理费,对于收楼时间不足一周的房号不予收取当月管理费;对于拒收楼的业主,经公司领导审核签字确认同意后,暂不收取管理费;在保修工作完成后,通知业主验楼,业主同意收楼并在《房屋钥匙签收确认书》上签字确认,并自此日起开始计收管理费;如果已具备收楼条件,通知业主办理收楼或保修已经完成后通知业主收楼,而业主无理由拒收的,以通知收楼之日次月起开始计收管理费。
4.1.2 生成管理费单据时间为每月24日。在生成当月管理费单据之前,收费员应认真核对新生成费用的房号及其面积等数据。
4.1.3 对于原集团规定因介绍买房而优惠减免管理费的业主,收费员应根据集团公司相关文件上提供的房号给予减免,其他任何人不得私自减免。对于因其他原因,如投诉、维修等经证实确需减免管理费、滞纳金,应由该栋楼宇物业助理以专题报告的形式经逐级审批:减免滞纳金须报总经理核准,减免管理费须报集团公司总裁核准,同意后方可减免。相关报告与文件必须一式两份,收费员和物业助理各执一份,各自须做好存档和统计工作。
4.1.4 对于退房、换房和转让的业主,收费员须凭经营部的《二手楼交易登记表》,查清是否欠交管理费、水电费等其他费用后方可签字,然后办理其它相关手续。在收到集团销售部关于退房的《业务联系通知单》后,从次月开始按空置房或新收楼计收该房间的管理费。
4.1.5 管理费单据的生成须和住宅的房号或商铺的铺号一一对应。
4.2 水电费单据生成及派单
4.2.1 收费员每月20-23日将水电表读数录入电脑,采取一人报读,一人录入的方式,数据录入差错率保证在0.5‰以下。
4.2.2 收费员每月26日前打印完收费单并分派给各物业助理。
4.2.3 物业助理应在两天内对收费单按房号及时地进行撕分。在撕分过程中,须每栋抽样10户核查单据上的水电费、管理费等费用有无明显错误,如有错误应及时知会并确认让收费员进行复查和更改。
4.2.4 物业助理撕分完收费单据后,应在每月28日前将分管楼宇所有业主的收费单据派发至该户的信箱中。
4.3 现金收缴
4.3.1 收费员在收取现金时须登记《现金收费台帐》,待财务签字确认后,留底存档。
4.3.2 业户来交纳物业管理费时,应尽量说服业主到相关银行开设帐户,再到物业公司进行帐号登记
4.3.3 收费员每天上午8:30与财务专人取出前天投柜现金,填写银行送款单,将现金送银行。然后填写一式三联的内部缴款单(一联留底,一联交会计入帐,一联由收据专管员留存,以备核销收据) 、银行回单、收据记帐联一并交财务入帐。
4.3.4 现金收费员到财务部领取新收据之前归还旧收据,并做好登记。收取现金时,两人确认后方可开具现金收据,归还收据时必须保证收据完整,且第一联存底,如作废必须留存一式三联,并在收据上注明“作废”及“ 经手人签名”。
4.4 银行划账
4.4.1 收费员在每月划帐前将新登录的银行账号输入电脑,账号的输入正确率为100%,确保新登录账号与所登记房号一致,确保当月划账工作顺利进行。
4.4.2 收费员每月2日前将相关银行划账软盘制作完毕,经收费主管审核无误后,于3日前送达银行进行当月的划账工作。如遇节假日,则顺延至假后第一个工作日。
4.4.3 银行划账前(来自:www.jzr88.com),收费员须检查上月的《现金收费台帐》,核查欠费房间是否有已交费而末录入电脑的情况,并生成各欠费房号的滞纳金。
4.4.4 收费员每月4日填写银行进账单,根据银行返回的划账情况进行当月的费用明
细分解工作,制作《银行划帐分解表》,交部门经理和财务审核,然后汇报公司领导。
4.5 欠费催缴
4.5.1 收费员每月8日前打印出各楼宇、商铺的欠费台帐。
4.5.2 物业助理按打印的欠费台帐,于两天内填写《欠费情况明细表》统计分管楼宇业主户的欠费情况。欠费台帐上如有金额不清楚者,须及时与收费员进行核对。
4.5.3 物业助理统计完欠费房号及其金额后,填写欠费条,并核实欠费金额与欠费时间准确无误后,将欠费条派发至业主信箱中。物业助理派发欠费条前,应详细查阅现金台帐,对划帐前后已经缴交现金的业户,不得再派发欠费条,以免引起业主投诉。
4.5.4 在张贴欠费条一个星期后,对于已入住户,欠费时间超过三个月或者欠费金额在400元以上的业户,经公司领导同意,可分批采取非常措施,非常措施由相关部门执行。对其他欠费金额较少的业户,物业助理必须上门或打电话进行回访,摸清欠费原因,督促业主尽快缴纳现金。
4.5.5 收费员每天须登记《欠费催交日报表》,一式两份,经收费主管确认无误后,其中一份在每天下班前上报财务,另一份自留底存档。
4.5.6 对于入住的欠费大户,物业助理应想办法与业主取得联系,动员业主抽时间到物业公司开单缴纳现金,对无法催缴的情况,应做好详细记录填写《欠费情况明细表末缴大户名单》,由收费员汇总并于每月25日上报公司领导。欠费累计三个月以上或累计金额达800元的欠费户,由部门经理亲自负责跟进;欠费累计四个月或累计金额满1000元的欠费户,部门经理必须上报主管领导,同时要查清欠费原因,并做出合理的解释。
4.5.7 收费主管每月10日统计《欠费户名单》和《集团公司员工欠费情况表》呈报公司领导阅示。
4.6 水电费收支平衡分析
4.6.1 收费员应每月做好水电费收支情况的统计工作,及时催缴外单位的欠费,及时查找水电费的漏洞和缺口,并向公司提出有关“节能降耗”的合理化建议。
4.6.2 收费员于月初制作《管理费收缴情况统计表》、《季度水费收支平衡分析表》、《季度电费收支平衡分析表》,以便进行管理费、水电费的平衡分析工作,经部门经理审核后报公司领导。
5.0 质量验收标准
5.1 熟悉物业管理费的收取标准及缴纳时间、方式。
5.2 熟悉物业公司每月收取各类费用的名称、含义、标准及查询方式。
5.3 熟悉水、电费公摊方式及其依据。
5.4 收费员每月20-23日将水电表读数录入电脑,数据录入差错率保证在0.5‰以下。
5.5 收费员在每月划帐前将新登录的银行账号输入电脑,账号的输入正确率为100%。
5.6 收费员在收取现金时(来自:www.jzr88.com),一定要唱付唱收。
5.7 物业助理每月统计分管楼宇的欠费情况。弄清欠费业主的房号、金额、时间及欠费原因。