物业部与业主委员会的沟通、协调标准作业程序
一、目的
规范物业部与业主委员会沟通、协调工作,确保物业管理工作的顺利开展。
二、适用范围
适用于物业部在日常的管理服务工作中与业主委员会的正常工作往来。
三、职责
1、物业部经理负责与业主委员会的沟通、协调。
2、物业部服务处负责依照本程序实施与业主委员会的正常工作往来。
四、程序要点
1、与业主委员会的沟通、协调方式
(1)工作协凋、沟通会议:
物业部应当每季度至少与业主委员会进行一次例行工作沟通会议,会议的主要内容是向业主委员会通报一个季度的财务支出状况和工作简况,解决需经业主委员会协助支持方能完成的问题。
(2)专题解决问题会议:
在遇到需经业主委员会同意方能进行工作时,物业部经理应申请召开专题业主委员会会议,协商解决专项问题。
(3)每年6月底和12月底,物业部应汇同公司领一同拜访业主委员会,召开专题工作茶话会,向业主委员会做全面的年度、半年度工作汇报。
(4)定时工作沟通制度:
①每月5日前向业主委员会报送物业部财务损益表;
②每月10~15日期间接受业主、业主委员会的质询、审计;
③每季度的头个月向业主委员会报送社区文化报刊、宣传品。
2、下列物业管理工作应当及时向业主委员会申报,请求支持。
(1)计划使用本体维修基金对楼宇本体进行大、中修时。
(2)计划使用公用设施专项维修基金更新公用设施时。
(3)物业管理服务工作涉及到部分业主利益,需业主委员会出面协调时。
(4)物业部制订了新的管理措施需要业主委员会支持工作时。
(5)其他需向业主委员会请示、寻求支持的工作。
3、下列情况出现时,物业部应当及时通报业主委员会
(1)新的物业管理法规颁布执行时。
(2)所管理的物业出现了重大变帮或发生重大事件时。
(3)业主委员会的个别委员与物业部有重大的工作分歧无法解决时。
(4)有重要的活动(如
(5)物业部对个别业主执行违约金处罚时。
(6)其他应当向业主委员会通报的情况发生时。
4、物业部向业主委员会申报工作应当提前15日进行,通报情况应当在事实发生(决定)后的3个工作日内进行。
5、物业部向业主委员会申报工作、通报情况均应以书面形式送达。
6、对业主委员会质疑、建议、要求的处理要求
(1)对业主委员会质疑、建议、要求,物业部经理应认真倾听、记录。
(2)合理的质疑、建议、要求,应当在3个工作日内答复、解决。
(3)对不合理、合法的质疑、建议、要求,物业部经理应当耐心解释,无论如何不允许不耐烦或言语失礼;对解决不了的问题,应当记录后迅速上报公司总经理,由总经理寻求解决方案。
7、物业部与业主委员会来往工作的信函、记录、决议,一律在管理处归档,长期保存。
五、记录
六、相关支持文件