4月24日—25日,我利用周末到国优小区武汉丽岛花园和南湖山庄等现场进行了观摩。这些物业良好的硬件设施和规范有序的物业管理及物业员工非常优秀的专业水平和意识同样让我深思。由于只是走马观花,与xx物业的“不重表面,内在厚实”的品质相比,国优物业丽岛花园保安人员处理访客、巡逻及会所管理、保洁品质等外在的表面工夫给我留下深刻的印象,远远超过了我的想象。
4月26日--28日,xx公司王总安排我跟随办公室周主任。两天时间里,我浏览了xx物业在去年申报国优时所做的一些资料,跟周主任了解了些xx物业公司的运作情况。xx物业公司现在已经承接了5个管理项目,下设5个管理处,公司以管理处为核心,在公司总部下仅设三部一室来负责协助协调这些管理处的运做,即工程部、保洁部、保安部三个专业职能部门以及办公室一个综合管理部门。其中办公室负责管理行政、采购、财务、人事、品管等事务,只有周主任、文员、会计、出纳4个人。其他三部也仅有一名经理,另加王总和范总,公司的机构精简、人员精干。在两天的学习中发现公司办公室异常安静,整洁有序,整个运作并没有因为人员少而效率低下。只能说公司管理层素质很高,非常敬业和专业。
原先在管理处层面发现的一些不可理解的问题在这里都不思而解,比如管理处人员很多比如客户服务中心分工太细、实质性的管理程序制度文件文档几乎没有发现,包括具体的作业计划文件也没有看到,只是很多作业层面的表格,原来以为他们是做做样子的,但后来发现表格在作业班组都得到了很好的执行使用,就非常不理解了,总觉得应该有另外的东西在支撑这样良好的运作过程,在了解了xx公司层的矩阵管理模式和这些部门经理的工作态度后这些问题就变的非常明了。由于周主任事务实在繁忙,自己又要筹备请假结婚的事情准备交接,所以我原定向他求教些人事考核方面的经验未能得尝所愿。周主任给了部分xx物业公司在去年申报国优得资料让我浏览,xx的资料做的非常详细,公司运作情况和大厦项目的物业管理品质在资料中都得到了体现,仅基础管理部分的资料就有15本数千页,所有资料排版考究、装订整齐,令人大开眼界。
由于xx物业公司的光谷大市场项目在5月1日开业,筹备工作很紧张,加上管理处也在筹备“五?一”放假的事情,周主任也于4月28日正式请假,为了不影响xx的正常工作,我们也不便于过多打扰,请示陈总后我们于28日结束了本轮学习,于28日下午返回公司。
这次在武汉xx物业公司的学习中,对方高水平的管理和规范的运作给我们留下了非常深刻的印象,尤其是以下几个方面让我很受启发:
一是该公司的整体管理模式大胆的采用了矩阵结构,极好地适应了该公司多项目运作要求,实现了人力资源的合理有效利用,使机构精简、人员精干
这种结构在体制上存在多头管理、容易发生职责界限不清影响运作质量的问题,但是,通过仔细观察和与xx管理层包括和王总的交流沟通,发现王总深谙此道,并采用加强对管理人员的考核和明确管理权限与分工的方式较好地抑制其弊端而充分发挥其长处。王总对我说,他们也是在试验各种管理方式并不断改进后才形成这样的体制的,这是公司发展的需要,现在和将来也肯定会出现一些问题,但是有问题不要紧,有了问题再改进。王总曾反复多次跟我们述说他们对待问题的看法,表示公司的成功正是在不断改进发现的问题的基础上得来的。在与xx管理处肖主任及保安组队长的谈话中也感受到xx的这个特点:敢于创新和务实。
二是该公司管理方面思路清晰,“有所为有所不为”
公司以各管理处为核心,几个职能部门分工明确;以管理人员为中心,严格实施层级管理,管理人员充分利用考核手段对员工实施有效管理。该公司在员工工资方面并不高,甚至是武汉当地较低水平,但福利方面较完善,各种保险都按国家规定为正式员工予以办理。公司对部分岗位重视,比如工程人员,在待遇和其他方面给以倾斜,但比如保安人员该公司的考虑则是该岗位是个技术含量不高、需要合理流动的岗位,在保安员的待遇方面又按照不同职责区分,像监控中心就采用了公司内保人员,其他则是保安公司人员,待遇等均不高。王总和xx的其他管理
三是该公司在管理上注重细节
王总和xx其他管理人员都跟我们说过,他们注重于搞“过程精品”,任何事情都需要有规范详实的记录,尤其是工程部秦经理反复强调工程维保工作记录的重要性是为了工作的“可溯性”。这些给我留下深刻印象。
四是该公司各层面都有良好的执行力
xx公司管理层很少开会,我们学习的近10天里没有组织过一次公司例会,但是,具体的作业层从管理处开始则每天坚持班后有会。王总说,公司每阶段都会给管理人员一个目标,由管理人员按照目标来发挥自己的能力,每月对管理人员都有个考核标准,并与工资挂钩。无疑,xx物业良好的执行力正是来自于层级管理和目标考核两条“腿”。
五是该公司管理人员普遍具备很高的专业水平和管理经验,素质全面,而且敬业谦谨,处事稳沉
在与公司王总、范总、办公室周主任、工程部秦经理、保洁部黄经理、xx大厦管理处肖主任这些xx的管理人员交谈和相处中,发现他们对自己要做的事情都很清楚,对自己的专业都了如指掌,在接待我们的过程中有理有节、该说的说、不该说的绝对不说、严守公司制度,而对我们的态度非常谦和让我们感动。在学习中我亲眼看到保安队长每天坚持替换保安员工吃饭上厕所,看到肖主任值班早上6:30就准时到岗,看到周主任要结婚要考研但是并不因此而作为怠慢工作的理由,看到秦经理麻利爽朗的作风,看到黄经理在学习中被王总叫来给我们培训但毫无怨言,看到范总趴在简陋的工作台认真地修改文件…以为正是这个整齐的管理团队支撑了xx物业公司超常规的发展和创造良好效益。
六是该公司运作很规范,在管理上有一整套港式管理程序和制度
在学习期间通过逐步深入考察,发现这套管理程序和制度内容丰富,包含有公司行政管理方面的制度编成的管理手册、专业作业层的工作手册、详实的表格系统三部分。其中管理手册我仔细阅读了一遍,发现其实就和我们的员工手册一样,该公司也是每个员工人手一册,但是内容与我们截然不同,包含了很多物业管理方面的专业知识,而我们的员工手册无疑还不完善、酒店管理方面的内容过多而物业管理方面的内容几乎没有。经过王总和肖主任介绍,原来xx公司前期曾经聘请了香港屋宇管理顾问公司做为公司的专业顾问,后来我也在周主任的国优申报资料中找到并浏览了这份为期一年的顾问合同。这些规范的管理框架正是在香港专家的指导下建立的。应该说,xx的高水平来自于公司发展之初的高起点和高标准。
最后就是通过学习感受到了xx物业的高效率。发现的问题一般都能迅速得到解决,而且解决必有回应。这些我们在实际工作中想到但做不到的事情,在xx的管理处似乎并不是问题。管理层敢管敢说,不怕得罪人,员工老老实实做事情,我们看到肖主任在班后会上批评主管毫不留情和交办事情都有限期,在各班组都看到员工没有嘻嘻哈哈的现象,没有消极怠工现象,工作气氛非常紧张。跟随各巡楼主管发现的问题都能迅速地得到解决,想是与xx在管理上硬朗的作风有一定的关系。在回来前与xx王总的交谈中王总又给我们谈到了xx在员工考核中工作计划、标准与监督管理分离方面的经验。“人性化管理不等于柔情管理”,在学习期间看到楚天都市报上这篇文章结合xx的经验我们深受启发,我们的工程主管赵云当时剪下了这篇文章,表示回去后要加强员工的考核和监督,不做老好人,把公司的利益放在第一位。
，物业公司参观学习总结报告