(1)落实接待部位和人员。楼层和客房要调整好班次,保证与会议进程同步的适时服务、应急服务。
(2)后勤部要做好客房设备、设施的检修保养,并根据会议特殊需要进行调整。
(3)供应部要做好所需物品和原材料准备。
(4)各接待部门均需按接待任务制定相应的具体接待方案
3.接待实施
会议接待员要积极配合会务组或生活组工作。视旅店及会议规模的具体情况设立会议标志。大型会议还要留出机动房间以备急用。会议进住当天接待人员要各就各位,一切准备就绪。
(1)宾客到达时,会议接待员要提前到位,大堂经理要出面迎客表示欢迎之意,并致简短的欢迎词,预祝会议成功,客人生活愉快。
(2)会议接待员或经理当晚要向宾客征询意见,询问有无要求,对服务是否满意。
(3)配合会议接待,旅店要有管理人员值班,便于及时处理各种突发情况。
(4)会议团体住宿期间,服务员要根据会议日程安排,做好主动服务。积极观察宾客中有无需要特殊照顾和生活习惯较为特殊的人员,随时提供相应的服务。
4.接待结束
会议接待结束前,经理要亲自看望与会人员,征求意见、建议,表示诚挚的谢意,并赠送名片或纪念品。
宾客离店的当天,经理或大堂经理同接待员送客人上车,致欢送词,祝宾客旅途愉快,欢迎大家再次光临。目送客车远去。