(2)总部现存的各类程序与ISO9000质量体系的实际运作要求存在着较大的差距。现行管理制度内容宏观、操作性不强;ISO9000标准的20个要素中的某些要求或其要求的内容在总部目前的管理规定中缺项:现行的管理制度大多是按条款横向罗列,不便于组织实施和进行控制,不能满足ISO9000标准对程序“5W1H”的要求;管理制度内容中涉及的有些工作的职责、权限和任务存在错位;各部门之间的现有文件接口相对模糊。
(3)总部直接生产经营的过程,对照ISO9000标准的要求,仍然存在着对每项具体活动过程的控制不规范和不系统的现象。包括:总部现有的过程基本沿用以往半政府机关或半企业化的管理模式,与总公司要实现国际化、市场化、公司化的目标不相匹配;现有过程的运作缺乏统一规范的程序性和协调性等。
(4)总部的资源配备与ISO9000标准要求还存在一定的差距。一些人员缺乏相应的质量意识,对总公司贯标工作认识上还存在问题;培训力度还需强化
根据上述调研结果,我们提出了《总部质量体系调研报告》,并作为决策参考信息,报送总公司领导。
3.把握基本原则,客观归纳侯选方案。贯标必须从企业改革与发展的长远利益出发,从增强企业保证能力、顺应市场发展趋势的大原则上来思考质量体系设计方案的问题,而不能陷入“放权”和“集权”的怪圈之中,更不能无益的去争论权利划分问题。因此。我们经过与相关部门领导进行了大量的协调工作之后,在领导的主持下,提出了体系设计的基本原则是:功能调整、职责明确、分层管理、协调运作。其内涵是:一方面相关部门均按贯标要求增加要素管理职能,不对机构做大的调整,重点落在职责明确上。另一方面,实行分层管理,基点落在协调运作上。即:在设计总部质量体系时,应精心策划,稳妥推进,进行必要的深化改革,不做大的机构调整,以避免造成不必要的损失。同时,我们也感到:在确定设计方案之前,必须充分考虑各方面的利益和意见,决不可盲目地把自己的意见强加给各部门;否则,会严重影响各部门贯标的积极性。让大家充分发表意见,并客观归纳侯选方案,这是方案决策的关键环节,必须认真做好。因此,我们广泛征求了许多专家和总部各部门的意见,并专门召开贯标各部门领导的研讨会,对方案进行了深入的研讨,在尽可能照顾各方利益的基础上,经过协商,我们把众多的思路大致归纳为三种方案:
第一方案:改造科技部,并由其协调过程控制要素为核心的方案。
第二方案:成立新的部门,专门设置其职能进行贯标,并全面负责运作。
第三方案:由经营机构负责大多数要素的运作方案。
4.以标准要求为决策依据,科学地确定体系设计方案。从ISO9000标准的要求上讲,总部必须满足以下三条基本要求:
(1)总部体系按ISO9000要求应是一个实体运作体系。
(2)总部体系应具备一个相互协调统一的标准一致的质保能力。
(3)总部体系应是具备自我完善、自我控制能力的完整体系。
因此,上述基本要求应该成为总部方案决策的基础。经总公司贯标领导小组会议认真的研究和讨论,质量体系设计方案(第一方案)获得原则通过。这标志着中建总公司的贯标工作已经进入了一个新的阶段。
5.文件编制必须总体策划、协调运作。文件编制方案确定后,如何在较短的时间内,按照方案确定的原则制订出总公司的质量体系文件,是我们面临的一个技术性问题。我们按照运作计划仅安排了三个月的文件编制时间,而要编制的文件有三个级别、七个层次共计100余份。显然,如果没有一个科学合理的统筹安排是不可能按时完成任务的。为此,我们制订了周密的文件编制计划,着重做了以下工作:
一是精心设计,系统接口。作为特大型企业,总公司每年承接的国内外直属工程项目多达上百项,上下层次重叠,接口关系复杂。因此,我们从体系的分层上人手,分析并确定了总公司的文件编制计划。对体系及部门间的接口关系做了规定。
二是科学组织,周密运作。一方面我们通过编制计划安排,从人员、时间、内容和责任上规定了文件编制的运作程序。并从培训编写骨干入手,对文件编制的要求作了逐级传递。另一方面,采取了“上下协调,联体运作”的方式,各要素主管部门、经营机构(海外部、总承包部、设计院)按照文件编制计划,统一进行编写。特别是手册与程序同步进行编制运作,大大缩短了文件编制时间。为了保证接口和协调问题,我们定期召开编写文件协调会,由各部门联络员及相关人员共同研讨,解决接口问题。在文件编制的最后阶段,还集中专业人员和骨干进行专门统稿和修改,从形式和内容上进行统一和提高。几个月的运作说明,这些措施是极有成效的。
目前,中建总公司总部质量体系的文件已经编制完成,并投入运作,可以预料,随着贯标工作的不断深入,不仅将有力地促进中建总公司总部经营的海内外工程的质量,而且将大大提升企业的管理能力和综合竞争水平。