一、目的
适用采购物品的验证工作,确保入仓物品符合规定要求。
二、适用范围
适用于物业部及其下属各处物品验证工作。
三、职责
1、经营部采购员负责物品的采购。
2、公司/各处仓库管理员负责所购物品的验证。
3、公司财务部主管负责物品验证的监督工作。
四、程序要点
1、物品验证的要求
(1)每次采购物品单位数量少于10个的,要求100%抽样验证。
(2)每次采购物品单位数量多于10个的,要求10~50%验证。
(3)采购物品必须具备合格证,特别是对批量(或成箱、成件)购买的物品必须要验证物品的合格证,物品的合格证由仓库管理员保存。
(4)对目测无法验证物品,必须使用相关工具协助验证。
(5)对验证物品的规格、数量等必须与《采购计划单》上的内容相符。
(6)仓管员应将常用物品的说明书、使用说明书及保修卡等资料在验证无误后交经营部保存、备查。
2、物品验证的分类
(1)应送计量所检定的物品:
①仪器仪表类:
——万用表;
——钳形表;
——摇表;
——其他应送计量所检定的物品。
②应抽样验收合格证的物品:
——水暖类:水表;
——电器类:电表;
——清洁类:清洁剂、去污粉、洁厕灵等;
——绿化类:肥料、药品、种籽等;
——机械设备类:绿篱机、吸尘机等;
——仪器仪表类:水平仪、压力表等;
——机械零件类:空调、水泵、电梯、发电机等设备的备用配件;
——其他应验证合格证的物品。
③应抽样验证外观完好度、接触部位灵活度和壁厚均匀度验证的物品:
——水暖类:水龙头、阀门、弯头、铁管、铸铁管、接连管等;
——电器类:开关、导线、接触器、灯管、灯泡、保险丝等;
——易耗工具类:玻璃刮、扳手、钳子、螺丝批、修枝剪、小锄头等;
——其他应验证外观完好度、接触部位灵活度和壁厚均匀度的物品。
④仓管员应抽样试用或通电验收的物品:
——油料类:油漆、涂料等;
——机械设备类:吸尘器、疏通器、剪草机、水泵、电钻、电焊机等。
(2)凡不属于上述验证范围的,应对其是否符合采购计划要求的规格、型号、数量等进行抽样或全部核对。
3、物品验证的方法
(1)物品包装的验证方法:
①仓管员应目视物品外包装平整光滑,密封包装无裂缝、无渗漏、无污染或破损痕迹;
②注意核对物品包装上注明的生产日期及有效期:
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——有效期时间不足一个月的物品,由仓管员组织人员对其试用,以便检查该物品的有效程度是否合格,并要求采购员对该类物品限量采购。
(2)物品质量的验证方法:
①仓管员应仔细检查物品表面有无擦伤、破损、无裂逢或扭曲变形;
②仓管员在验证铁制的物品时,应注意有无锈迹;
③转动物品连接部位,检查其转动是否灵活,有无大的磨擦声;
④仔细检查物品接口部分,看连接处有无松动、滑丝现象;
⑤验证物品质地是否符合购买要求;
⑥物品颜色是否符合要求;
⑦验证物品规格、尺寸是否符合要求;
⑧对物品的受力部分应用手或其他方法做加力实验,看其是否达到规定的受力标准;
⑨检查物品附属件是否齐全。
(3)物品性能的验证方法:
①仓管员应对物品的机构部分反复试动,检查其灵活性、准确性;
②验收机械设备类必须进行“试用”验证的方法,以便检查其性能情况;
③验收具有弹性的物品时,应对物品反复伸缩或弯曲,一般情况下,合格品应回复或基本回复原状;
④仓管员在验证电器物品时,应使用万用表测试。测试的电压和电阻的指数首先达到物品合格证明的标准,其次还必须达到国家有关指数的正常标准;
⑤国家规定的其他验证方法。
4、物品验收程序
(1)新采购物品的验证程序:
①采购员应将采购回来的物品及时送交仓库管理员处验收;
②仓库管理员按照“物品验证要求”、“物品验证分类”及“物品验证方法”中的相关规定,对物品进行验证:
——验证合格的物品,由仓管员填写《物品入库单》后,将物品按照《仓库管理标准作业程序》中的相关规定进行存放;
——验证不合格的物品:发现表面有瑕疵但不影响使用的,应填写《不合格品处理表》后放置在待处理区域内,等待处理;性能有问题,不能使用或影响使用效果的,应拒绝入仓;仓管员对暂时无法检验的物品,应收入仓库“待检物品存放区”等待相关部门或人员检验。
(2)退回仓库的物品验证程序:
①退物品人员将未使用完需退回仓库的物品送交仓库验收;
②仓管员应先核对:
——该物品的规格型号;
——该物品的性能情况;
——该物品的可利用价值;
——该物品的其他特性。
③仓管员再根据“物品验证的要求”、“物品验证的分类”和“物品验证的方法”中的相关规定进行验证:
——经验证合格的,由仓管员按照《仓库管理标准作业程序》中的相关规定进行入仓存放;
——经验证不合格的,由仓管员填写“不合格品处理表”后,存放在“不合格品区”等待处理。
5、物品验证资料的保管
(1)仓管员应作好每次物品验证结果的记录。
(2)物品验证相关资料由仓管员按月归档保存,保存期限为一年。
(3)工具设备的验证资料由仓管员按月归档长期保存。
6、物品验证的情况,作为仓管员绩效考核的依据之一。
五、记录
1、《物品验证记录表》
2、《不合格品处理表》
六、相关支持性文件
1、《仓库管理标准作业程序》
2、《采购管理标准作业程序》