1.0 目的
为维护办公区域正常工作秩序,创造良好的办公环境,制定本规定。
2.0 范围
适用于物业集团本部及所属物业公司(管理处)。
3.0 职责
3.1 行政管理部负责本规定的实施和监督。
3.2各部门负责对职责范围内的环境进行有效监控。
4.0管理内容
4.1 办公楼是公司员工日常办公及对外接待的重要场所,全体员工都应自觉维护办公楼的办公秩序和环境卫生,共同创造良好的工作环境。
4.2 爱护公共设施、物品,不乱写、乱画、乱磕、乱碰,确保办公台面、墙壁、壁橱
等设施不受污损,保持公司前台商号金字、门窗的清洁。
4.3 个人的物品应摆放整齐有序,保持台面清爽、干净,开关抽屉动作要轻,不随意挪用他人物品、翻看他人文件资料。
4.4 在办公楼内,员工穿着要大方得体,注重仪态举止,禁止穿超短裙、短裤、背心、拖鞋上班,严禁大声喧哗、吵闹(来自:www.jzr88.com),不得在办公楼内从事不文明的言行。
4.5 严格遵守作息时间,早上8:30分之后禁止任何人在办公楼内进食,特殊情况中午需在办公楼内就餐者,需经行政管理部主任签字批准,并且只能在接待室进食午餐。
4.6 中午休息时间不准在会议室、接待室及接待沙发上睡觉。
4.7 办公区域严禁吸烟。
4.8 自觉维护环境卫生,所有垃圾必须倒在专用的垃圾桶内,严禁乱丢烟头、纸屑等废物,不得随地吐痰,不得在行政管理部悬挂有碍办公环境的物品,清洁员定时打扫卫生、倒垃圾、浇灌花木,保持办公楼环境清洁。
4.9 办公人员离开办公区域时座椅须摆正,柜、抽屉应及时上锁。禁止在办公楼存放大额钱钞和贵重物品。否则如发生丢失责任自负。
4.10公司员工应坚守岗位,工作时间内不得脱岗、窜岗、聊天、睡觉,严禁看小说、杂志。
4.11办公区内不接待客人,各部门接待客人应安排在接待室或会议室,并尽量缩短接待时间,特殊情况可由行政管理部另作安排。
4.12公司员工不得擅自进入公司档案室及动用档案室的物品,如:复印机、传真机、电脑等,档案室物品的保管及操作统一由行政秘书负责管理。如造成物品损坏照价赔偿。
4.13前台工作人员工作时,必须精神饱满、坐姿端正,接待客人要礼貌、周全,客人来访应及时通报,并及时送上茶水。对推销人员应礼貌拒绝,严禁其进入办公区域。
4.14接听电话要用语礼貌标准、语气亲切、口齿清楚、简短扼要,严禁闲谈或长时间拨打接听私人电话。
4.15进入领导行政管理部应先轻轻敲门,待领导允许后方可进入。
4.16总经理行政管理部指派专人负责门窗、电源的开启,专管员应做到最早到岗,最迟离岗,特殊情况需要提前离岗,应安排其他人顶替。
4.17以上规定执行情况由督导员、行政管理部门成立联合检查小组进行检查、监督,督导员每周通报情况,并在每月公司例会上分部门逐一公布违规情况,将检查结果报相关部门处理。屡禁屡犯者,视情节轻重给予行政处分。
5.0 办公区域设备设施管理规定
5.1 任何部门或个人未经行政管理部门批准,不得擅自将办公设备设施搬(移)出办公区域或用作其他用途。
5.2 未经批准将办公设备设施搬(移)出办公区域或用作其他用途,对责任人处予资产价值两倍价钱的罚款,并视情节轻重给予行政处分。
5.3 办公桌椅由行政管理部门统一分配,指定位置,所有人员必须按照行政管理部门指定位置办公,未经行政管理部批准,任何人不得调换办公桌椅。
5.4 办公区域电脑由行政管理部门统一管理,各部门电脑使用责任人应严格遵守《计算机使用管理规定》的相关规定。
5.5 办公人员应爱护办公设施设
5.6 如人为损坏办公设施设备的,当事人应照价赔偿。
5.7 办公区域灯光根据办公时间、使用区域和室外自然光线强度由行政管理部指定专人控制开关。如因工作需要在非办公时间开启灯光,可根据使用区域开启部分灯光,加班人员离开时必须关闭所有灯光,严禁个别人加班开启全部灯光或无人灯光长明。
5.8 办公区域空调由行政管理部指定专人根据办公时间开关,其他人员不得随意调控控制器。空调运行期间,应尽量减少开启窗户(来自:www.jzr88.com),以保持良好的制冷效果。非办公时间可根据工作需要开启部分或全部空调,严禁无人或个别人办公时开启全部空调。非办公时间空调使用情况由服务中心前台值班人员监督。
5.9 饮水机应保持卫生清洁,行政管理部须定期对饮水机进行消毒,饮用桶装水由行政管理部指定供应商配送,办公人员应自备水杯,严禁使用公司的一次性水杯。
5.10 严禁利用办公电话处理私人事务或聊天寒喧,通话尽量言简意赅、长话短说。
5.11 每部电话由行政管理部指定责任人监管,非办公时间确因工作需要拔打电话的,可到服务中心前台登记后使用。
5.12 严禁利用办公电话打声讯台。
5.13 各部门电话若发现有声讯电话费用,可查清使用人的,对使用人按该费用的十倍到财务缴交此款项,若责任不清的,由该电话责任人负责该款项。
5.14 各部门未经批准,不得私自并接电话,需要增加或改动线路,经行政管理部门批准后由工程维护部工作人员统一施工。
5.15 行政管理部须定期对办公区域设施设备进行检查,发现有损坏现象及时报工程维护部维修。