为了加强成本控制,降低费用消耗,提高企业效益。合理运用财务手段对管理处的各项开支进行监控,便于公司各部门、各管理处的日常工作。特制定本制度:
一、总则
1、成本费用管理采用下达本计划和费用瞀的管理模式进行管理,并实行总裁"一支笔"审批的原则;
2、成本费用开支实行集中审批、归口管理、财务监督、分级把关的方式对各项费用开支进行日常管理;
二、成本费用报销审批程序
1、符合成本费用开支标准的日常费用开支,在备用金使用限额内的由管理处主任批准后从备用金中直接支付。各收款室集中办理费用报销、补充备用金手续;
2、超出管理处批准权限及限额的成本费用支出,由各部门、管理处提出申报计划,经物业公司各归口部门审批、总经理签署批准意见;财务部根据经批准的申请计划安排资金;
3、各项材料物资的采购,实行按月计划申报采购的方式进行管理,具体实施参照《关于对材料物资实行计划采购的规定》;
4、对备用材料缺货、确因需要一日内难以批复的紧急支付(含超出备用金限额及权限),管理处主任可事先特别注明并签署同意支付批准支付,收款室从备用金中支付,但应在费用支出后的次日补办报销手续,经公司审批报销后方有效支付。对因管理处控制不严、询价过高而造成的经济损失由具体经办人员及批准人负责。
5、归口管理部门:
公用水电费,公共设施设备维护费,维修物资材料采购,归口物业公司工程部管理;
人员工资,办公费、汽车使用费,邮电通讯费,交通费,交际应酬费、办公用品、用具、设施设备采购,归口物业公司行政部管理;
一次性采购计划或一次性工程维修计划在1万元以上的须经集团工程、预算等有关部门审批后方可付款。
三、成本费用开支标准
(一)办公费:由物业公司行政部按人均20元的标准集中管理,按部门汇总,控制使用;
(二)交通费:采取定额包干的方式。对确因工作需要外出的,按月平均50元/人的标准掌握使用,超支不予报销,节约不补。正常因上下班发生交通费用支出的一般不予报销,特殊情况及执行特殊任务开支的交通费,由总经理特批。
(三)邮电通讯费:由集团公司配备的通讯工具的,按集团公司有关报销标准报销。经公司批准,由自己购买配备通讯工具的,按以下标准报销:
(略)……
通讯费用报销时间为费用有效期截止日。
对公司各管理处(部门)办公电话、值班电话发生的声讯费用原则上由电话的使用人承担,从其当月工资中扣回。(来自:www.jzr88.com)对金额较大的,由行政部查出声讯费金额、拨打时间及电话号码交由各管理处(部门)确定责任人,除扣除有关声讯费外,并处以费用1~5倍的罚款。
(四)交际应酬费:为便于公司各项工作的正常开展,在业务交往及公关活动中,确因工作需要发生交际应酬费用蝗,必须遵循如下制度:
1、开支范围:
A、开发经营项目,提高盈利能力,沟通住处渠道,为企业的发展起重大促进作用的;
B、政府的综合经济管理部门(工商局、税务局、国土局、住宅局、城管、环保、治安等)因例行检查或其他需要必须开支的;
C、对企业利益有重大影响的其他相关部门;
D、经总裁特别批准的必要开支。
2、开支标准:
A、管理处主任级招待费开支标准为50元/人,每次招待费支出总额不得超过600元,特殊情况应经总经理批准;
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C、集团公司副总裁级参加的业务招待按集团公司有关规定及标准执行;
D、集团公司及物业管理公司对各管理处的例行工作检查,原则上一律不予报销招待费用。
3、报销原则:
A、对超出报销标准及权限的招待费开支一律不予报销,特殊情况必须补办书面审批手续,经总经理批准后方可报销。超出总经理批准权限的报经总裁批准后报销;
B、坚持实事求是的原则,严禁假公济私、虚报冒领、骗取公款,一经发现按贪污论处;
C、严格控制陪同人员数量,陪同人数一般不得超过4人,由公司或管理处(部门)主要负责人及相关部门人员参与即可。