为加强xx物业公司各项货币资金的管理,避免因收支不清、出纳手续不全、管理不严而造成的损失和浪费,同时加大资金监管力度,保证各项资金的安全完整。特制定本制度:
一、总则
1、凡本公司及所属各管理处现金、银行收支及视同有价证券进行管理的票据均依本制度规定办理。
2、凡收入款项存入银行的,收款员应将缴款单存根联附于收款收据之后,以便会计核查;
3、收款员收到的转帐支票,经银行交换入户后,方可视为收讫并出具收款凭证;
4、所有现金收入当日必须全部存入银行,当日来不及丰入银行的须放入保险柜,于收款次日缴存银行。不得直接用当日现金收入补充备用金和支付各项支出。
二、现金收入的处理
1、收款员应根据公司统一制定的各项有关收费标准执行收款、不得擅自变通收费标准进行收费;
2、凡收入款项存入银行的,收款员应将缴款单存根联附于收款收据之后,以便会计核查;
3、收款员收到的转帐支票,经银行交换入户后,方可视为收讫并出具收款凭证;
4、所有现金收入当日必须全部存入银行,当日来不及存入银行的须放入保险柜,于收款次日缴存银行。不得直接用当日现金收入补充备用金和支付各项支出。
三、现金支出的处理
1、出纳人员在收到经审核批准的合法支出凭证、票据时,应立即通知经办人或收款人前来领取;
2、凡对外付款一经批准后,不得无故拖延支付。对由于经办人员拖延支付时间而造成的罚款、滞纳金支出,由经办人承担相关经济责任;
3、对达到结算起点以上的支付业务,除必须支付现金外,一律以转帐形式支付。签发支票时,应写明收款单位、用途和金额。
4、每张付款凭证的制单、复核、审批、付款都应有经办人员签章,付讫后应由领款人在"领款人"栏或支票存根联签收,并及时加盖"收讫"和"付讫"章,作废的票据或收付款凭证应加盖"作废"戳记,并连同存根一并保存。
四、备用金使用管理规定
为避免因报销程序问题而影响各管理处工作的正常进行,便于零星支付及应急支付,特制定本规定:
(一)备用金限额:各管理处备用金限额为人民币5000元,管理处主任批准支付权限为一次性支出在1000元以下的开支。
(二)备用金使用范围:
1、备用材料缺货时零星购买材料用款;
2、一日内难以批复的紧急支付用款;
3、符合专项费用报销制度规定和报销标准的正常开支;
4、临时性紧急业务接待(在公司规定标准范围内)开支;
5、对超出上述使用范围的各项支付,需由各管理处单独向公司填报用款申请,报物业公司有关归口部门审批后,由财务部填写请款单或支票领用审批单清款支付,各管理处不得从备用金中直接支付。
(三)备用金支付程序:
1、经办人填写报销单;
2、部门主管审核签字;
3、购入材料物资需办理入库手续,对于直接领用的同时需办理出库手续,并须有第三人证明签字;
4、管理处主任审批,对特殊支付或紧急支付应特别注明,并签署同意支付字样;
5、收款室审核付款,对超出本规定之批准权限及使用范围的支出(除特殊情况口头经公司经理同意外,(来自:www.jzr88.com)但事后需立即补办批准手续),各收款室有权拒绝支付。
6、各收款室应根据备用金的使用情况,及时集中报销费用支出交易所报物业公司财务部统一办理报销补充备用金手续。
(四)备用金经管:
1、各管理处的定额备用金由各收款室负责保管、支付和补充,各收款室应严格按备用金使用范围和用途进行支付,不得擅自挪用备用金;
2、发生短款必须按数赔偿;
3、经管人员调动、辞工必须与接任
(五)倾向资金经管人员:
1、必须由会计专业人员来担任;
2、具备深圳户口,或在xx集团从事财务工作多年、有深圳户口担保人作经济担保的人员担任;
3、不得兼任财务部其他会计岗位工作。
4、从事现金、银行出纳、收款人员,应尽职尽责,如因疏忽职守而导致公司蒙受损失,应负责赔偿责任(其经济担保人负有连带责任);如有挪用库存、侵占公款等违法行为,除责令赔偿外,应视情节轻重依法追究。