1.0 目的
1.1本指导书确保每一个质量体系文件都有唯一的编码。便于文件的识别、追溯和控制。
2.0 适用范围
2.1 本指导书适用于本公司质量体系文件的编码。
3.0 职责
3.1 行政人事部负责对公司质量体系文件统一编码和登记。
4.0 编码规定
4.1 质量体系文件在编写完成后,由行政人事部按照规定的要求进行登记、编码。
4.2 代号
4.2.1公司内各级部门代号从该部门名称中取三个汉语拼音字母来表示,如:
XZB——行政人事部 CWB——财务部 JYB——经营部
GCB——工程部 BAB——保安部 YLB——园林清洁部
YCG——怡翠花园管理处 DLG——电力大楼管理处 NXG——能兴大楼管理处
YDG——移动通信管理处 FYG——法院管理处 RJG——软件科技园管理处
KTB——怡翠花园康体部 (其他依次类推)
4.2.2文件类别代号取两个汉语拼音字母表示:
ZL——质量手册 CX——程序文件 ZY——作业指导书 JL——质量记录
4.2.3顺序号用四位数表示,从左到右前二位表示文件所属内容,后二位代表顺序。程序文件前二位的编号是—00,作业指导书前二位的编号如下:
a)按职能部门、管理处区分
10—行政人事部管理 20—工程部管理 30—保安部管理
40—经营部管理 50—财务部管理 60—园林清洁部管理
70—其他部管理 90—社区中心康体部管理 (其他依次类推)
b)按管理处内部专业管理区分
80—接管验收管理 81—公共场地管理 82—设备设施管理
83—清洁
86—综合管理 (其他依次类推)
4.3质量体系文件的编码方法
4.3.1程序文件的编码由文件类别代号、顺序号组成,表达形式如下图:
CX——□□□□
顺序号
程序文件代号
4.3.2作业指导书的编码由文件类别号、执行文件主要部门代号、顺序号组成表达形式如下图:
ZY ——□□□——□□□□
顺序号
部门代号
作业指导书代号
4.3.3质量记录表格编码由文件类别号、填写表格主要部门代号、顺序号组成,表达形式如下图:
JL ——□□□——□□□□
顺序号
部门代号
质量记录代号
4.4文件的版号和修改编号
4.4.1质量手册、程序文件、作业指导书的版本号用英文字母A、B、C、……表示,当文件换版,则依次更换,质量记录的版号与其支持的文件版号一致。
4.4.2质量手册、程序文件、作业指导书文件每页均设“修改状态”栏,其后的修改编号用阿拉伯数字表示,从0开始,每修改一次某章节,递加1,依次顺序为0、1、2、3、……;质量记录表格如发生修改在表格右上角的质量表格编码后增加修改编号,从1开始,每修改一次递加,依次顺序号是1、2、3……
4.4.3质量记录表格在未修改前不标注修改状态,修改后的修改状态在表格右上角编码下用(1)、(2)、(3)、??????表示,每修改一次均应换页。
4.5质量体系文件的发放号由2位阿拉伯数字表示,每一个部门(或人员)用一个2位阿拉伯数字表示。
5.0 引用文件和记录表格