质量记录的设计应与编制程序文件同步进行,以使质量记录与程序文件协调一致,接口清楚。
(一)编制过程
1.编制关于质量记录的总体要求的文件。
根据质量(来自:www.jzr88.com)手册和程序文件以及质量可追溯性要求,应对质量体系中所需要的质量记录进行规划,同时对表卡的标记、编目、表式、表名内容、审批程序以及质量记录要求作出统一规定。
2.表卡设计。
在编制程序文件的同时,分别制定与各程序相适应的记录表卡。必要时可将表卡附在程序文件后面。
3.校审和批准。
汇总所有记录表式,组织有关部门进行校审。校审的重点,应从质量体系的整体性出发,在各表卡间的内在联系和协调性、表式的统一性和内容的完整性方面进行校审并作相应修改后,报主管领导批准。
4.汇编成册。
将所有表式统一编号,汇编成册发布执行,必要时,对某些较复杂的记录表式要规定填写说明。
(二)编制要求
1.应建立并保持有关质量记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管、收回和处理的文件化程序;
2.质量记录应在适宜的环境中贮存,以防止损坏或丢失。保管方式应便于查询,应制定顾客的分承包方查阅和索取所需记录的有关规定;
3.应明确质量记录所采用的方式(如文字填写、缩微胶卷、磁带、磁盘或其他媒介);
4.按规定表式填写或输入质量记录,做到记录内容准确,填写(输入)及时,字迹清楚整齐;
5.应根据需要规定质量记录的保存期限。质量记录保存期限一般应遵循的原则是:
a)有永久保存价值的记录,应整理成档案,长期保管;
b)合同要求时,记录的保存期应征得顾客的同意或由顾客确定;
c)无合同要求时,产品记录的保存期一般不低于产品的寿命期或责任期。
此外,还应规定对过期或作废记录的处理方法。