关于物业管理软件应用建议
为提升物业管理水平提高管理工作效率,在信息化背景下,采取现代计算机管理手段是一种行之有效的解决方法,计算机化管理在物业管理中的作用主要体现在物业管理软件的应用上。
综观目前X物业公司物业管理软件的应用情况,本人觉得只要是存在以下几方面的客观因素制约,导致物业管理软件的整体应用情况仍不如理想,这也是物业管理行业发展阶段及其在该阶段下的经营管理模式所决定的,简单列举如下:
一.物业管理的微利及经营困局的因素:
物业管理行业的微利及其以收定支模式,决定了物业管理企业在人力资源数量与质量投放的限制,在这种情况下物管企业对"万能工"类型的人才需求旺盛,因而,"一职多能,一专多才"的情况成为现阶段物业管理公司人力资源配备的现状。而我觉得,物业管理软件的应用其实就是将现实的工作通过计算机高效、便捷地完成。只有现实工作中人员的职责分明、分工明确,各项工作流程完善、管理制度化、运作规范化了,物业管理软件的切实有效应用才具有基础。
二.物业管理软件的应用未能系统性:
物业管理软件的充分应用,发挥其提升管理水平,提高工作效率的功能是需要企业管理中的其它系统信息化的支持。(来自:www.jzr88.com)如物业财务管理模板,在实际工作中需要与总公司财务管理业务接轨,这样才会避免重复的工作量,才有利于工作的有机衔接;再如物业保安管理模板,在实际工作中需要与原有安防系统、电子巡更系统实行整合与对接,才能令物业管理软件在保安模板的应用形成整体,不至于与实际工作脱节。
三.物业管理的劳动密集型特性:
由于物业管理行业
四.物业管理工作机站的限制:
物业管理系统切实应用到实际工作中的关键是工作站点的问题,如物业管理系统内存在"维修管理模块",但实际工作中维修主管部门或维修主管人员并没有配备工作站点,无法通过系统工作平台接获工作指今、无法及时反馈工作信息,更不能让维修工作与设备保养计划的实施动态化,这同样不利于物业管理系统在实际工作中的推广应用,是配备模块工作站点平台,还是通过"信息中枢总台"去实现有待论证。
以上为简单列举的客观制约因素,在物业管理软件的应用上,我想应该是予以重视及解决的。
关于物业管理系统在实际工作中的应用需求,只要有以下方面的建议:
(1)现有的业务模块应与其它周边系统实现无缝链接,如将电子巡更系统、停电管理系统、人力资源管理系统等的管理数据导入到物业管理系统中,以利系统的更完善运行;
(2)加强租赁管理模块:能够对所管物业的使用状态进行管理,可以按租赁状态等方式进行分类汇总、统计,还可根据出租截止日期等租赁管理信息进行查询、汇总,预先对未来时间段内的租赁变化情况有所了解、准备,使租赁工作预见性强。
(3)系统各功能模块的建设应具有工作流程化的概念,即模块内的每一项使用功能需要与实际工作中的运作程序相切合,引导基层操作人员按规定流程作业,否则无法进行后续工作,以更好的解决信息管理与实际工作的对接问题;
(4)系统的整体结构及权限角色配置:应围绕以集团总公司、物业总公司、物业管理处三级管理机构的工作职能与工作需求去设置相关的工作总平台,(来自:www.jzr88.com)再在该工作总平台基础上设置相关的工作角色权限,这样才符合不同管理层次的需求,进而促进管理工作效率的提升;
(5)系统应具有工作表单签写功能,操作部门可于工作平台上接单,及支持电子签名反馈回单的功能,最后再系统汇总形成每日、每周、每月工作日志。这样,实际工作中的工作流程将有可能在物业管理信息化平台上得以实现,物业管理系统就更贴近于实际工作了;
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(7)在系统信息一体化的基础上,系统应具备快速、自动、强大的统计汇总、及报表自动生成功能,以便决策层随时了解到最新情况,为决策工作提供科学依据。
(8)系统综合提醒功能:为所有工作设定处理时限,当工作人员打开软件,系统就自动提醒今日应完成的工作任务,比如收款员应该收取的费用,维修人员应该完成的设备保养等。
(9)在物业管理系统中实现公文处理功能:系统应支持建立统一固定的公文格式,集团公司、物业公司、物业管理处日常工作中的上行文、平行文、下行文在系统上可流转和归档(支持领导手写签发和批阅或电子印章),支持公文自定义查询,这样就有利于建立起物业公司的文档资料,也有利于物业公司各管理层的"知识共享"。
以上为本人的一点肤浅见解,难免存在不足与偏颇之处,请批评指正。