2.4 审查机电设备供货商提供予管理处工程部人员的机电设备操作实务培训课程,免却有关人员在机电设备投入使用时出现不懂操作的情况
2.5 审查机电设备供货商所提供的操作手册是否完整和符合规格
2.6审查机电设备供货商所提供的设备施线路图是否完整和符全规格
2.7审查项目建设总承包公司所提供的竣工图纸是否符合规格
3、建立制度和系统;
3.1财务管理
a)协助甲方草拟首年度财务管理收支预算案
b)向甲方建议首年度管理服务费用收费标准
c)向甲方建议财务收支处理规则和程序
d)向甲方建方建议财务人员岗位责任
3.2 单元交付
向甲方建议单元交付工作小组架构组织,并协助甲方:
·制定单元交付工作计划
·提供相关的工作培训(特别是客户服务培训)予单元移交小组主管人员
·检查单元交付工作情况,必要时提出意见和指导
3.3 管理架构
向甲方建议该项目管理处总体架构组织,并协助甲方:
e)制定员工招聘计划,包括招聘方式、学历及技术要求、工作经验、考核形式等等
f)制定管理处员工守则
g)建议各级员工制服设计构思
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协助甲方建立业户管理制度,包括:
a)制定管理公约
b)制定业户手册
c)制定业户装修指南
3.5 装修管理
向甲方建议业户二次装修管理办法,包括:
·装修期场地管理及清洁管理办法
·装修期垃圾收集处理方案
3.6 看板/导示系统
·向甲方建议总体广告牌及导示牌的布局和位置
·对总体广告牌及导示牌的设计提出意见和建议
3.7 设备管理及运行系统
·向甲方建议工程部最适运作组织架构
·向甲方建议首两面年预防性维修保养计划
·协助制定首两年预防性维修保养计划
·向甲方提供工程部必须购置的维修工程用具及器材清单
·向甲方建议机电设备房间管理办法
·向甲方建建议工程部人员岗位责任
3.8 人事管理系统
·向甲方建议制定人事部人员岗位责任
·制定首年度员工培训计划
·制定人事运作规则及程序
3.9 行政管理系统
·向甲方建议锁匙贮存及领用规则
·向甲方建议档存档规范
·向甲方建议仓库(布草房)收发制度
·向甲方建议管理处办公室文仪器材购置清单
3.10 安全管理系统
·向甲方建议保安人员岗位责任
·向甲方建议消防人员岗位责任
·向甲方建议保安部运作规则和程序
·向甲方建议消防定理计划,包括消防演练、消防培训、设备管理及各级防火责任人制度
3.11 客户服务系统
·向甲方建议客户查询或投诉的处理程序
·向甲方建议客户服务人员岗位责任
·向甲方建议首年度客户服务工作计划
·审查该项目客户服务中心的设计及配套设施,并提出意见和建议
3.12 清洁绿化管理系统
·审查该项目落成后清洁工作计划,并提出意见和建议
·审查该项目开荒清洁工作计划,并提出意见和建议
3.13 停车场管理系统
·向甲方建议货物、家具、装修材料进出管理规定
·向甲方建议业户物流动线安排
·审阅该项目停车场总体规划,并提出意见和建议
·审阅该项目地面停车及交通安排,并提出意见和建议
3.14 其它服务
·审查该项目落成后之财产保险及公共责任保险预案并提出意见和建议
·向甲方建议日常物业管理常用紧急应变计划
·协助甲方制定该项目开幕计划
4、工作方式:
甲方顾问人员名单及负责范围详列在本合同附件(四)。在前期物业管理顾问服务阶段,甲乙双方约定每周星期三甲方的办公室或在该项目举行工作会议一次或进行现场巡视一次,每次为期一天,将乙方的顾问工作体现及完成。为更有效地完成工作,甲乙双方同意工作会议或现场巡视日期因故需要更改(包括顾问人员休假、生病等等),应事先通知对方及另订日期,但每星期应不少
乙方必须在本合同开始时向甲方提供工作方案,并接受甲方监管,使顾问工作时间和运作落到实处。
附件(三):第二年物业管理顾问服务
工作内容
1、品质管理:
·逐步引进IS09000为基础之管理模式,协助甲方完善该项目之管理运作制度
2、形象定位;
·向甲方建议管理处的形象包装方案,确立国际化商业物业管理形象。
·协助甲方参加全国、省、市示范大厦(在该项目与及甲方提供的峰件允许的前提下),若该项目被评定为全国省、市示范大厦,甲方同意奖励乙方港币330,000元(全国),港币220,000元(省),港币110,000元(市),并且在接获评定通知之曰起7天内向乙方一次支付。
3、操作检讨
3.1 定期与物业管理公司人员召开例会,为日常管理运作包括财力、保安、人事、维修保养、清洁绿化、客户服各等各方面提供意见与指志,或进行现场巡视,检查该项目的整体物业管理水平,包括以下操作检讨:
·每季一次检讨该项目机电设备的运作、维护与保养工作,并在检讨后提出指导。
·每季一次检讨该项目的保安运作、并在检讨后提出指导。
·每季一次检讨该项目的客户服力工作,并在检后提出指导。
·每月一次检讨该项目的清洁绿化水平,并在检讨后提出指导。
·每月一次检讨该项目日常重大突发事件的处理情况,并在检讨后提出指导。
·在主要节日庆典前指导管理处进行策划与布置。
3.2 每季一次审阅该项目的管理费收入状况、及整体财务状况。
3.3 每年年底时指导物业管理公司处草拟下一年度的工作计划进行审意阅,并在审阅后一个月内提出书面意见。
4员工培训:
每年指导管理处制定该项目的培训计划,并派员在主要培训课程担任导师。所计划的培训提纲包括:
·客户服务
·能耗管理
·保安监控
·清洁绿化
·督导管理
·危机应变管理